Assistant de Direction - Syndicat Departemental de l'Eau de la Manche Sdeau50 H/F

Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité de la DGA, l'assistant(e) de direction basé au siège du SDeau50, à Saint-Lô :
? Assure les missions d'assistante en administration générale, notamment assiste la direction générale pour l'organisation des instances
? Accueille physiquement ou téléphoniquement, oriente et renseigne tout type d'interlocuteur
? Gère les moyens généraux du siège
? Gère les astreintes décisionnelles et d'appui
? Représente l'image de la collectivité auprès des différents interlocuteurs
? Recueille et traite diverses informations nécessaires au fonctionnement de la collectivité

L'assistant(e) de direction assure plus particulièrement les missions suivantes :
? Assistante administration générale :
- Planifier l'organisation des instances : rappeler les dates butoirs et collecter les éléments attendus, réservations de salles diffusion des convocations, préparation des rapports de présentation, contacter les Elus conviés aux instances afin de garantir le quorum, préparer les dossiers de séances et procès-verbaux, transmettre les actes aux contrôles de légalité
- Utiliser le logiciel de convocation aux instances et assurer la publicité des actes sur le site internet.

? Accueil physique et téléphonique
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent

? Gestion des moyens généraux du siège :
- stocks et commandes des fournitures administratives et consommables divers,
- suivi de la maintenance du bâtiment et de son entretien,
- suivi des véhicules du siège (entretiens contrôles techniques ...)

? Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Recevoir, filtrer et réorienter des courriers papiers et électroniques après enregistrement
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents (en lien avec l'archiviste interne)
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Gérer et actualiser des bases de données
- Saisir et mettre en forme des documents

? Gestion des astreintes décisionnelles et appui
- Gestion des 2 plannings
- Gestion des transferts de téléphone
- Mise à jour des documents associés

? Apporter un appui ponctuel aux directeurs basés au siège dans le cadre de leurs missions : frappe de courrier, saisies diverses, gestion de dossiers