Assistant de Directions Juridique et Ethique H/F SYSTRA

Contexte:

Rejoignez SYSTRA SA en tant qu'assistant des directions Juridique et Ethique.

En tant qu'Assistant des directions Juridique et Ethique, vos principales missions seront les suivantes :

• Assister les équipes (env. 20 personnes) dans la gestion quotidienne de leurs activités.
• Gérer les agendas, organiser les réunions et préparer les dossiers nécessaires.
• Rédiger, relire et mettre en forme des documents juridiques et administratifs, courriers, tableaux et outils de suivi.
• Assurer le suivi des dossiers juridiques et veiller au respect des échéances.
• Coordonner la communication entre les différents services et partenaires externes.
• Gestion des courriers/mails : mise en forme et traitement (envoi, suivi), notamment liés aux contentieux.
• Organiser et classer les dossiers et archives (classement des dossiers papiers et électroniques, gestion des originaux)
• Participer à la préparation des conseils d'administration et autres réunions importantes.
• Préparation et support au pilotage du budget de la direction
• Suivi de processus d'achat et de validation (bons de commandes, saisi des factures, suivi des paiements)
• Gestion des abonnements (commandes / renouvellement / archivage)
• Support au département « Corporate » pour les opérations relatives à la vie des sociétés : convocations, légalisations / apostilles / traductions / documents administratifs relatifs aux actionnaires, aux mandataires sociaux.

Ces missions peuvent varier en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise ou des services.

Titulaire d'un diplôme en secrétariat, assistanat de direction ou domaine similaire, une expérience préalable en cabinet d'avocats ou au sein d'une Direction juridique est requise

• Excellente maîtrise du français et de l'anglais (écrit et oral). L'Espagnol serait un plus.
• La maîtrise du vocabulaire juridique est essentielle pour réussir à ce poste.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Maîtrise des outils de digitalisation, applications classiques et bases de données.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
• Sens de l'anticipation de l'organisation et gestion des priorités
• Discrétion et sens de la confidentialité.
• Bonnes compétences organisationnelles et relationnelles, esprit d'équipe
• Capacité à évoluer dans un environnement international.

SYSTRA est une entreprise handi-accueillante, ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.