Responsable Agence de Voyages Transports de Voyageurs H/F Voyages Gal

Le Poste :

Dans le cadre d'un remplacement, Les Voyages GAL, autocariste en Haute-Savoie, recherchent leur Responsable de voyages pour la production des voyages individuels et/ou de groupes. La personne réalisera les tâches suivantes :

Le/La Responsable d'Agence de Voyages a pour mission principale d'assurer le bon fonctionnement de l'agence.

Il/Elle doit notamment effectuer, sans que cette liste soit considérée comme limitative, les tâches suivantes :

- Accueillir les clients en présentiel et par téléphone
- Mise à jour du fichier clients prestataires
- Prendre les rendez-vous en agence ou à l'extérieur avec les responsables de groupes
- Démarcher physiquement et téléphoniquement auprès des groupes
- Etablir les devis de voyages avec prestations pour les groupes constitués
- Etablir les programmes types et sur mesure
- Faire le suivi technique des dossiers groupe (réservation des prestations menus, rooming-list ...)
- Préparer le dossier conducteur, 7 jours en amont, demander l'approvisionnement de sa carte de paiement et échanger les informations avec lui pour le bon déroulement du voyage
- Préparer les pochettes clients (pochettes, étiquettes, bouteilles d'eau)
- Gérer les sinistres et les dossiers d'assurance en cas d'annulation pour les groupes
- Faire le reporting du suivi qualité des groupes
- Réaliser la facturation des groupes, gérer les règlements prestataires
- Déterminer les voyages à présenter pour la brochure voyages dans la brochure individuels en lien avec l'équipe de l'agence de voyages pour présentation à la DR
- Réaliser les textes et la présentation graphique des voyages dans la brochure individuels et groupes en lien avec l'équipe de l'agence de voyages pour présentation à la DR
- Assurer le suivi de la brochure individuels et groupes jusqu'à l'impression
- Réaliser les inscriptions GIR, encaisser les clients, remettre ou envoyer les contrats occasionnellement en fonction des besoins
- Commander et récupérer occasionnellement les casse-croûtes
- Etablir et suivre les devis des transports secs en séjour (réservation des parkings, vérification des arrêts, des Pass, géolocalisation) et facturation
- Assurer une permanence présentielle et téléphonique selon le planning réalisé en interne
- Recevoir les prestataires sur rendez-vous préalables
- Organiser et gérer les événements commerciaux (présentation brochure, salon, etc ...) en lien avec la DR
- Suivre la caisse et s'assurer de son bon compte
- Distribuer les tâches au sein de l'agence
- Harmoniser les congés des salariés de l'agence pour validation DR
- Contrôler les fiches hebdomadaires pour validation Direc.admin ou RRH
- S'assurer de la bonne présence de personnel lors d'absences et présences pour l'ouverture et fermeture de l'agence et savoir réorganiser en interne pour pallier aux éventuelles absences
- Participer au recrutement du personnel de l'agence
- Participer aux entretiens annuels avec La DR
- Remonter les incidents qualité auprès de la Direction et mettre en place les actions correctives en lien avec le formateur et l'exploitation
- Tenir à jour les documents ATOUT France
- Répondre aux appels d'offres liés aux voyages scolaires
- Etablir un reporting trimestriel par rapport à N-1 sur les activités de l'agence à la DR

Le/La Responsable d'Agence est rattaché(e) au Directeur Général de l'entreprise et à la Directrice Administrative

Le/La Responsable d'Agence requiert les compétences suivantes :

- Elaboration de voyages sur-mesure ;
- Gestion du personnel ;
- Bonnes connaissances en géographie ;
- Éventuelles connaissances d'ABC Tourisme et ABC Car.

Le/La Responsable d'Agence doit posséder les savoir-être suivants :

- Sens du service client ;
- Être organisé(e) ;
- Sens de l'écoute ;
- Rigueur ;
- Avoir le sens des responsabilités ;
- Curiosité
- Géographique

Les éléments composant la fiche de poste du/de la Responsable d'Agence ne sont pas exhaustifs et peuvent être amenés à être modifiés en fonction des évolutions de l'activité, de l'organisation et des objectifs de la Société.

En tout état de cause, le/la Responsable d'agence doit s'acquitter de toutes missions, s'inscrivant dans ses domaines d'intervention, qui lui sont confiées par la Direction de la Société.

Vous intègrerez une équipe dynamique, souriante et soudée, au service de vos loisirs et de vos envies de découverte.

Ce poste à pourvoir en CDI au sein de notre siège social à Pers-Jussy pour un 35h/semaine (ou 39H) dès que possible, travail du lundi au vendredi, avec un samedi matin par mois en roulement (8h30/12h) selon planning en interne (effectif après au moins 1 mois de contrat).