Assistant Property Manager H/F elleboss

PRÉSENTATION DE LA SOCIETE ET CONTEXTE :

Elleboss, cabinet de recrutement, recherche pour son client un(e) Assistant(e) Property Manager en CDI.

Rejoignez un acteur de l'immobilier en plein essor

Notre client est une structure familiale indépendante de l'immobilier en pleine croissance, reconnue pour son dynamisme et son expertise dans la gestion d'un portefeuille varié d'actifs immobiliers tertiaires/baux commerciaux, en BtoB. Alliant professionnalisme et sens du service, il accompagne ses clients propriétaires privés et institutionnels ou investisseurs, avec exigence et engagement, en couvrant l'ensemble des enjeux liés à la gestion immobilière.

Pour soutenir le développement de ses activités, la société recherche aujourd'hui un(e) Assistant(e) Property / Asset Manager.

Véritable support opérationnel, vous contribuerez activement à la gestion administrative, locative, technique des biens. Vous jouerez également un rôle clé dans la coordination des activités internes en assurant des missions d'assistanat variées, essentielles au bon fonctionnement des équipes et au respect des process du groupe.

Vos missions :

1. Gestion administrative et reporting :

- Assurer le suivi des assurances propriétaires et locataires.
- Transmettre les données locatives et immobilières aux services concernés (comptabilité, asset management, direction...).
- Préparer les déclarations fiscales des immeubles.
- Établir des comptes-rendus de gestion et participer au reporting régulier.
- Pour la copropriété, assurer la relation avec les syndics et suivre les dossiers associés.

2. Gestion locative :

- Gérer la relation avec les locataires : prise de contact, rendez-vous techniques, réponses téléphoniques.
- Suivre les congés et sorties locataires : validation, pré-états des lieux (pré-EDLS), états des lieux de sortie (EDLS).
- Effectuer la facturation des loyers, les indexations et ajustements contractuels (loyer variable, etc.).
- Assurer la refacturation des impôts et taxes et la reddition des charges.
- Relancer les locataires et suivre les impayés.
- Participer au suivi des dossiers sinistres et des contentieux (déclaration de créance, relation avec conseils, suivi des procédures).
- Mettre à jour les annexes Loi Pinel.

3. Acquisitions, ventes et mouvements locataires - Asset management

- Participer à la commercialisation des locaux vacants sur le périmètre défini.
- Gérer les sorties locataires et ventes : résiliation des contrats (assurances, fluides, entretien, etc.) et coordination avec les autres services.
- Saisir et mettre à jour les informations dans le logiciel EVEN (sociétés, immeubles, lots, locataires, contrats, budgets).
- Tenir les tableaux internes du groupe à jour.

4. Technique :

- Suivre et mettre à jour les diagnostics techniques des immeubles.
- Coordonner les vérifications périodiques (propriétaire et locataire).
- Gérer les relations avec les prestataires et le suivi des contrats techniques.
- Préconiser et planifier les travaux d'entretien et le plan pluriannuel de maintenance.

5. Assistanat - office management :

- Rédiger des courriers
- Gérer les contrats de location de véhicules.
- Assurer l'archivage, le classement et le mailing.