Responsable Administratif de l'École de Médecine Dentaire H/F

Aix Marseille Université

Activités principales
Volet organisationnel:
Assister le Directeur de l'Ecole de Médecine dentaire dans toutes ses missions.
Manager et coordonner l'activité des agents (administratifs, logistiques) (1A 5B 9C)
Contrôler l'application des règles et des procédures administratives
Proposer et concevoir, au titre d'une démarche qualité, des outils de gestion administrative, processus et documents pour améliorer et articuler le fonctionnement de la structure avec celui de la FSMPM, dont cartographie des activités, tableaux de bord, indicateurs et produire les bilans et statistiques associés
Répondre aux enquêtes internes et externes à l'AMU et aux audits.
Etablir et proposer le budget en collaboration avec la Directrice administrative adjointe - Finance de la composante, contrôler sa répartition et son exécution, assurer le suivi et l'analyse des dépenses et des recettes de l'Ecole.
Piloter en lien avec le Directeur administratif adjoint - Affaires juridiques l'organisation des achats, l'élaboration de marchés publics, notamment de matériels des travaux pratiques, ainsi que les autorisations d'occupation temporaire (notamment distributeurs automatiques de boissons) et en assurer le suivi des prestations.
Assurer le suivi des travaux programmés au sein de l'Ecole en lien avec le service maintenance de SMPM
Volet pédagogie :
Assurer un soutien dans la mise en oeuvre des évolutions règlementaires de l'offre de formation et à l'élaboration du règlement des examens.
Participer à la coordination des actions de formation initiale en liaison directe avec le Directeur adjoint en charge de la formation initiale et continue, les chargés de missions des DES, les enseignants et les services administratifs de SMPM dans le domaine de la formation (scolarité, examen, département des Masters, formation continue, application de données) et du fonctionnement général (services technique, logistique, communication ...).
Assister et accompagner les équipes d'enseignants dans la conduite de projets pour la formation initiale
Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics des formations en médecine dentaire
Volet institutionnel :
Coordonner avec le Directeur administratif adjoint - Affaires juridiques de la composante le suivi des évolutions de la règlementation en matière de mandat électoral, statuts de l'Ecole, procédures disciplinaires.
Suivre l'évolution de la réglementation dans le domaine des études de médecine dentaire et participer au réseau de «référents recours» au sein de la Direction administrative quant à la prévention et gestion du contentieux.
Organiser les séances du conseil d'Ecole, assurer la rédaction des procès-verbaux et la diffusion des décisions ainsi que le suivi des documents votés dans les différentes instances de SMPM et d'AMU