Assistant Administratif Espace Grand-BO - Mairie du Grand Bornand H/F

Communes

Sous la responsabilité du chef de service et suivant un planning établi :
Assister le responsable dans la gestion administrative des agents affectés à l'espace GBO (gestion des EPI, suivi des heures, congés, ...)
Accueil téléphonique, prise de messages
Accueil des utilisateurs : recenser et renseigner sur les besoins
Traitement du courrier (papier et courriel)
Suivi des dossiers de réservation (devis, contrat, assurance, caution, acompte, paiement, ...)
Réalisation d'une fiche de bilan pour chaque évènement mentionnant les prestations fournies : dégradations, facturation supplémentaire, retombées pour la commune : nuitée dans le village, plan d'aménagement, ...)en indiquant les points positifs comme négatifs
Gestion financière : bons d'engagement, suivi de facturation suivant les devis, puis suivi du paiement et relances si nécessaire
Sous le contrôle du régisseur, enregistrement dans la régie de recettes des paiements et envoi des chèques
Classement des dossiers
Rédaction et mise en forme des courriers
Suivi des mouvements de clefs - relance pour les clefs non rendues
Accueil du public lors des manifestations, tenue du vestiaire
Préparation des réceptions : dressage des buffets et service
Fléchage et signalétique des différentes manifestations, gestion du panneau d'affichage
Aide occasionnelle à la préparation des manifestations (ménage, vaisselle, rangements ...)
Aider à la conception et à la diffusion de supports de communication (affiches, flyers, publications web, ...)
Suivi de l'inventaire

Relations régulières avec les organisateurs
Travail en équipe avec le personnel de l'Espace Grand-Bo
Relations avec les agents des services techniques et administratifs de la mairie
Relations en lien avec l'office du tourisme en fonction des manifestations