Assistant·e de Direction du Service d'Accueil International Étudiants - Chercheurs au Saiec H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Dans le cadre des missions de la politique de site confiées à l'UMPV, et sous la responsabilité hiérarchique du directeur du SAIEC, l'Assistant.e de direction assure des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique du service et de développement des projets déployés.

Mission 1 : Soutien à la direction du service

- Participer à la gestion administrative et financière du service : élaboration de documents administratifs pour le dialogue budgétaire, le budget initial et rectificatif ;
- Assister la direction dans les réponses aux appels à projet, enquêtes et/ou évaluations sur l'organisation du service ;
- Élaborer des documents administratifs pour la demande de subvention et le bilan qualitatif et quantitatif annuel et pour le « Label Bienvenue en France » dans le cadre du partenariat au sein de la Région Occitanie Est ;
- Assister la direction et l'équipe d'accueil du public dans l'organisation et le déroulement d'évènements à destination des étudiants et chercheurs internationaux ;
- Rendre compte des problématiques liées au service et participer à leur résolution ;
- Gérer la logistique du service (commandes matérielles et de services, factures...) en lien avec le service financier de l'Université ;
- Assurer la continuité du service en l'absence du directeur.

Missions 2 : Participation à la communication interuniversitaire du SAIEC

En interne : communiquer avec les équipes du SAIEC ;
- Collaborer à la gestion et mise à jour du site web du SAIEC en partenariat avec le service du Cremad de l'UMPV ;
- Participer à la mise à jour des différents supports de communication ;
- Apporter des ressources et une expertise aux gestionnaires des universités et instituts de recherche ;
- Coordonner les différentes réunions d'information et de formation à destination des gestionnaires d'accueil des EESR et des instituts de recherche.
En externe : représenter la direction et le service
- Intervenir dans les établissements partenaires, universités et laboratoires de recherche pour représenter le service : forum, table ronde, journée d'accueil pour le public international ;
- Si besoin, représenter le SAIEC et intervenir aux Journées Nationales EURAXESS France pour développer les services en région Occitanie Est.

Mission 3 : Participation à l'analyse et l'adaptation des dispositifs du Welcome Desk du SAIEC

- Expertiser les demandes et les développer pour le public international ;
- Participer à l'organisation d'événements avec les partenaires institutionnels et culturels, à destination des étudiants et chercheurs internationaux ;
- Participer à la stratégie partenariale pour améliorer les services proposés ;
- Faire une veille juridique des procédures administratives liées à l'accueil de chercheurs et étudiants internationaux en France
- Veiller à la qualité du service.
Missions 4 : Formation et supervision des gestionnaires d'accueil
- Former les gestionnaires administratifs en interne et pour leswelcome desks