Assistante de Direction - Remplacement H/F

Fédération Hospitalière de France

Poste à temps plein en 7h42 avec amplitude horaire variable : entre 8h30 et 17h45 Remplacement CDD 6 mois

Fonction : assiste le Directeur Général dans ses missions au quotidien et assure l'accueil physique et téléphonique ; gère le traitement et la circulation de l'information interne et externe ainsi que le suivi des dossiers.

Position dans la structure :
liaisons hiérarchiques
- Agent placé sous l'autorité du Directeur Général
liaisons fonctionnelles
- Les autres secrétariats de direction
- Les directions fonctionnelles
- Les pôles cliniques et les services de soins
- Les acteurs institutionnels

Composition de l'équipe :
Le Directeur Général
Cheffe de Projet
Pool de secrétariat DG : 2 assistantes de direction DG, 1 assistante de direction de la DDS et 1 assistante de direction DJRP

Missions générales :
- Accueil physique des personnes agents et/ou visiteurs, renseignement et orientation le cas échéant.
- Traitement des courriers et mails : enregistrement, tri, transmission et suivi.
- Réception et traitement des appels téléphoniques et messages : filtrage des appels, renseignement et orientation.
- Assurer l'interface entre la Direction Générale, ses collaborateurs, les directions fonctionnelles et les différents interlocuteurs internes et externes.
- Frappe, mise en forme, reproduction et archivage de documents
- Gestion dynamiques et proactive des agendas : prise de rendez-vous, tenue des agendas du Directeur Général et des collaborateurs le cas échéant.
- Organisation des déplacements professionnels du Directeur Général : ordre de mission, état de frais, organisation logistique et préparation des dossiers.
- Organisation de réunions : planification, convocation, préparation des dossiers, organisation logistique (visioconférence ou audioconférence).
- Mise à jour des listes de diffusion de la Direction : publipostages, liste Outlook, etc.
- Gestion des fournitures : commande, suivi stock, réception, distribution.

Instances / réunions / groupes de travail spécifiques à la Direction Générale :
- Gestion du calendrier annuel.
- convocations des membres et invités.
- préparation de la réunion.
- copie et diffusion des documents.
- rédaction et diffusion des comptes rendus

Gestionnaire fonds de dotation :
-Traitement des factures
-Mise en forme des fiches projets
-Gestion des projets
-Saisie comptable (suivi analytique + suivi projets)
-Gestion instances fonds de dotation
-Gestion mails mécénat
-Gestion réception des dons

Mission ponctuelle :
Polyvalence au sein du pool secrétariat de la Direction générale, notamment pendant les congés annuels et autres absences.

Connaissances particulières requises / prévues :
- Organisation des établissements de santé.
- Connaissance des services de l'établissement.

Qualités professionnelles requises / prévues :
Savoir-faire :
- Capacité à hiérarchiser les informations et restituer de manière pertinente les informations utiles
- Evaluer et hiérarchiser des besoins
- Capacité à gérer les situations complexes
- Rédiger et mettre en forme divers documents
- Communiquer correctement à l'écrit comme à l'oral
- Maitriser la bureautique et les logiciels (Pack office + outils de visioconférence)
- Hiérarchiser les informations, être capable d'anticiper.

Savoir-être :
- Disponibilité
- Secret professionnel, discrétion et droit de réserve
- Sens du travail en équipe
- Sens de l'organisation.
- Faire preuve de rigueur, méthodologie et de fiabilité
- Réactivité dans la gestion urgente des dossiers
- Aisance relationnelle.
- Faire preuve de diplomatie
- Priorisation et actualisation des dossiers confiés