Assistant Administratif - Region Grand est H/F

Fonction publique Territoriale

Le service Inventaire et patrimoine met en ½uvre la politique patrimoniale de la Région qui se compose de 3 missions : la connaissance à travers la mission d'Inventaire général du patrimoine culturel; le soutien au patrimoine par la politique de financement ; l'animation de filière via le Comité d'Histoire régionale.

Ce poste de renfort prendra en charge une partie de la gestion administrative des dossiers de subvention du pôle. Il assurera la mise à jour des outils de pilotage et reporting après leur élaboration en lien avec le chef du pôle soutien au patrimoine et l'équipe de direction du service. Il participera à la planification des échanges avec les nombreux partenaires. Les missions consisteront :
- Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle (pré-instruction des aides, mise à jour des fichiers, etc.)
- Mise à jour des procédures administratives
- Mise à jour des outils de pilotage et reporting
- Contribue au bon fonctionnement du service et participe à sa production en assistant l'équipe dans la gestion administrative des actions (correspondances administratives, événements, consultations des instances...)
- Participe à l'instruction des dispositifs du pôle.

Activités :
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants (COURRI'EST)/sortants, suivre les réponses apportées
- Recevoir, ventiler les pièces et formaliser les accusés-réception de dossier de subvention
- Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.
- Assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
- Constituer des dossiers, assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
- Suivre les projets et activités du pôle
- Gérer et actualiser les outils de pilotages
- Classer et archiver les documents administratifs
- Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction