Assistante de Direction - Commune de Baie-Mahault H/F

Fonction publique Territoriale

Missions Principales:
-Assurer la gestion administrative de la direction des systèmes d'information en liaison avec la Direction des Finances, la Direction de la commande publique et la Direction des ressources humaines.
- Assurer l'Accueil téléphonique et physique

Spécificités du Poste
Travail en bureau
Déplacements en véhicule sur tout le territoire communal.
Horaires réguliers avec des dépassements d'horaires en fonction des besoins du service opérations
Eligible au télé travail
Formations à prévoir dans le cadre du plan pluriannuel de formation

Principales Attributions:
Principales attributions et activités :

- Réceptionner, orienter les flux d'appels
-Echanges quotidiens avec les services internes
-Gérer les dossiers fournisseurs, sous traitants et prestataire de service
- Suivre les formalités administratives avec les prestataires (mise à jour des attestations sociale, fiscale et Kbis)
- Traiter les factures et leurs validations sur le logiciel SEDIT Finances et traitement des réclamations et des litiges
-Assurer le suivi des marchés en cours
- Veiller à la mise à jour des contrats et l'archivage
- Suivre l'édition des bons de commandes pour« transmission aux prestataires »
- Traiter le courrier sur le logiciel MAARCH
- Rédiger de manière conviviale et autonome des courriers et des emails

Activités spécifiques :
- Actualiser le planning des congés et absences du personnel de la DSI (référent RH)
-Mettre à jour des tableaux de bord « contrats prestataires et fournisseurs »
- Répondre aux demandes et incidents sur l'application ISM
Répond à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie ou s'inscrivant dans le cadre des missions Autonomie et responsabilité
- Autonomie dans l'organisation du travail
- Force de proposition sur le plan organisationnel
- Missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique
-Garant des procédures administratives et statutaires en matière de DSI
- Un accueil peu aimable peut nuire à l'image de la collectivité
- La responsabilité professionnelle de l'agent peut être recherchée dans le cadre de l'exercice de ses missions