Gestionnaire Administratif du Cabinet - Pantin H/F

Fonction publique Territoriale

Vous apportez une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement, de préparation et de suivi de dossiers. Vous assurez un lien entre le Cabinet du Maire, les élu.e.s, les services administratifs et les usagers.
Vous assurez des fonctions de secrétariat classique polyvalent, d'accueil (physique et téléphonique), et de gestion administrative auprès des membres du cabinet du Maire et des élus.
Vous êtes amenés à assurer l'intérim des fonctions de secrétariat du Maire et du 1er adjoint lorsque les agent.e.s en charge de ces missions seront absent.e.s.

Soutien à l'organisation des activités du Cabinet et des élus suivis
* Organiser et coordonner l'activité des élus, organiser des rendez-vous et des réunions
* Tenir à jour les documents de suivi de l'activité des élus, les tableaux de présence et d'absence
* Gérer la rédaction/mise en forme, le suivi d'envoi et les process relatifs au courrier du Maire, des élus et du Cabinet
* Préparer en toute autonomie les dossiers des réunions récurrentes (Codir, Point Cab, Point commissaire...)

Travail administratif
* Enregistrement des documents et du courrier (arrivées et départs)
* Respecter et garantir les procédures de traitement de courriers et des signatures du Maire et des élus
* Rédiger des courriers à partir des notes des collaborateurs de cabinet
* Gestion des accusés de réception du Maire et des élus
* Gestion des courriels Cabinet et suivi de événementiel Cabinet
* Réaliser des commandes de fournitures et gérer les stocks
* Suivre, classer et archiver des dossiers
* Tenir à jour les différents fichiers de contact (spécifiques au cabinet)
* Prendre des notes, faire des comptes-rendus, mettre en page, photocopier et assembler des documents, mise sous plis...
Gestion de l'accueil
* Assurer l'accueil physique et téléphonique, orienter et prioriser les demandes, faire le filtre et apporter un premier niveau de réponse
* Renseigner et relayer vers l'interlocuteur compétent
* Évaluer l'urgence, la priorité, la sensibilité et l'importance d'une demande
* Gérer des plaintes et des conflits d'usagers
* Prendre et transmettre des messages