Secrétaire d'Unité Technique - Ut Vesoul - Conseil Départemental de la Haute-Saône H/F

Fonction publique Territoriale

Secrétaire en unité technique (H/F)
1. Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suivi et gestion des dossiers administratifs selon l'organisation du service. Assister un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe
2. Assure en binôme le traitement comptable d'une partie des dépenses du service

ACTIVITES PRINCIPALES :

Gestion administrative :
- Accueil téléphonique et physique du public
- Secrétariat, réalisation et mise en forme de documents, classement
- Gestion de l'information : réceptionner, trier, diffuser, classer les courriers et e-mail
- Rédiger des documents administratifs et courriers simples. Rédiger et transmettre des comptes rendus et procès-verbaux de réunions
- Planification et suivi : tenir à jour les tableaux de bord de l'activité du service, assurer l'organisation logistique des réunions. Gestion des agendas et congés des agents de l'Unité Technique
- Subventions « voirie » : préparation des rapports à la commission permanente et des notifications des subventions

Gestion comptable en binôme avec la comptable de l'UT :
- Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables en lien avec la personne en charge de la comptabilité de l'UT :
? Apprécier la validité des pièces justificatives
? Contrôler les factures des services faits
? Classer, archiver les pièces documents comptables et financiers
? Préparer les mandatements et titres de recettes
? Saisir les factures et mandats
? Réaliser les engagements et le suivi des crédits
? Identifier un problème sur une opération comptable.

ACTIVITES SECONDAIRES :

Suppléer ou venir en appui sur diverses tâches administratives menées par les agents du pôle maîtrise d'½uvre et du pôle exploitation

Suppléer en cas d'absence de la comptabilité de l'UT