Assistant de Gestion Administrative - Commune de Nice H/F

Fonction publique Territoriale

Au sein de la Direction de l'Opéra, le service technique assure l'ensemble des tâches et des actions techniques relatives à l'organisation et au déroulement de représentations, ainsi que l'entretien du matériel dédié.

Vous serez en charge d'assurer un soutien administratif et logistique au directeur technique, via la rédaction de documents, le suivi de différents dossiers, la réception des appels téléphoniques/courriers/courriels, et la tenue/organisation de son agenda.

Vos missions principales seront :

* L'assistante administrative :
- Vous planifierez et convoquerez des réunions pour le compte du service technique ;
- Vous participerez à des réunions de travail, de coordination ou de production, et établirez les comptes-rendus afférents ;
- Vous participerez aux remises de maquettes des productions ;
- Vous centraliserez toutes les demandes émanant des responsables de pôles et assurerez un traitement de premier niveau avant transmission hiérarchique ;
- Vous tiendrez à jour l'agenda de votre responsable et du service ;
- Vous gérerez la relation avec les fournisseurs/prestataires en collaboration avec le responsable des achats et marchés (prise de contact, suivi des devis, bons de commande, suivi des factures, etc) ;
- Vous gérerez la régie d'avances du service technique ;
- Vous participerez au suivi des budgets techniques (accueils, productions et créations, tournées, etc) ;
- Vous suivrez le volet ressources humaines pour le service technique (visites médicales, congés annuels, absences, annualisation/modulation du temps de travail, formations, habilitations, etc) ;
- Vous centraliserez les différentes activités techniques sur le planning ;
- Vous assurerez l'accueil téléphonique, orienterez les interlocuteurs et prendrez des messages.

* La rédaction de notes et courriers :
- Vous produirez des notes ou des rapports ;
- Vous rédigerez des notes internes et d'instructions ;
- Vous assurerez la diffusion des notes à l'ensemble du personnel technique.