Responsable Administratif Adjoint H/F Obyo

Nous recrutons pour notre agence de Niort (79):

un(e) Responsable Administratif(ve) Adjoint(e)

Votre mission consistera à :

- Accueillir les fournisseurs, clients, transporteurs externes et visiteurs ;
- Gérer et prioriser les appels téléphoniques ;
- Répondre aux attentes des clients, gérer les insatisfactions éventuelles et transmettre les demandes particulières des clients au commercial concerné ;
- Assurer le traitement et le suivi des commandes clients (saisie, validation, livraison) ;
- Contrôler les remontées de commandes des commerciaux et alerter en cas de problème de marge/rupture/coût de livraison ;
- Informer sans délai son supérieur ou le service concerné en cas d'incident en clientèle impliquant nos produits ou nos pratiques ;
- Suivre les dossiers clients : gestion des contrats, conditions commerciales, relances ;
- Veiller à la bonne application des procédures commerciales et administratives ;
- Gérer les litiges clients et trouver des solutions adaptées ;
- Participer à l'élaboration des appels d'offre et à la mise à jour de nos mercuriales
- Centraliser les demandes d'intervention SAV de la part des clients et pilotage dans l'outil de suivi NEO SAV ;
- Elaborer les plans d'hygiène à destination de nos clients ;
- Participer à l'organisation des salons professionnels ;
- Superviser l'intégration des factures d'achat dans le logiciel NEO, les rapprochements des bons de commandes et des factures au moment de la réception des marchandises, la relance des clients débiteurs ;
- Superviser le contrôle des notes de frais établies par le personnel avant la validation du Directeur Commercial ; la préparation des éléments de salaire, le calcul des commissions et la prise des rendez-vous à la médecine du travail dans le respect des délais légaux ;
- Animer une équipe composée de 2 collaboratrices.