Gestionnaire Administratif et Comptable au Service Biomédical H/F

Fédération Hospitalière de France

Descriptif Poste à pourvoir au 1er décembre 2025

Intitulé : Gestionnaire administratif et comptable
Famille : Ingénierie et maintenance biomédicale
Sous-famille : Ingénierie et maintenance biomédicale

I. Information générale

Définition : Fournir au service biomédical une assistance dans la planification, le suivi administratif, le secrétariat et la gestion comptable.
Autres appellations : Gestionnaire du service biomédical
Prérequis réglementaires pour exercer le métier : Connaissances souhaitées ou expériences appréciées dans le domaine de la gestion comptable et administrative

II. Activités et Savoir-faire
Secrétariat du service biomédical : gestion et tri des courriers, appels téléphoniques, accueil, orientation/conseil, diffusion des notes/comptes rendus/relevés de conclusions/dossiers d'achats, etc. ;
Classement et archivage ;
Gestion comptable et administrative : engagement/réception des bons de commandes, liquidation/mandatement des factures ;
Relance des fournisseurs : Livraison des équipements achetés en classe 2, factures;
Relance des techniciens : bon de livraison signé, rapport d'intervention signé, dossier de mise en service (procès-verbaux de réception/mise en service/formation des utilisateurs, fiche signalétique, etc.) ;
Vérification de la notion de « service fait » ; valable pour les achats d'exploitation et d'investissement ;
Gestion des litiges en lien avec la gestion comptable et administrative (avec les fournisseurs par exemple) ;
Suivi budgétaire des dépenses d'investissement (COME, etc.) ;
Suivi budgétaire des dépenses d'exploitation (maintenance, contrôle réglementaire, location, fourniture d'atelier biomédical, etc.) ;
Suivi des engagements des contrats/marchés ;
Gestion administrative des marchés/contrats en concertation avec l'encadrement ;

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Organisation et planification des cessions des équipements réformés : envoi du fichier complété par le Technicien Biomédical, prise de rdv pour retrait des équipements réformés et traçabilité ;
Travaux en lien avec la certification des comptes : création 1 fois par mois des fiches d'immobilisations, réalisation 1 fois par mois les sorties comptables, participation aux réunions avec les CAC, réalisation du plan de contrôle interne ;
Relations avec les sociétés externes et les services ;
Etablissement et mise à jour des procédures et mode opératoire dans son domaine d'activité.

III. Connaissances requises Description Niveau de connaissance
Comptabilité hospitalières
Utilisation du logiciel de gestion financière
Maitrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, etc.)
Biomédical
Connaissances en matière de gestion comptable et budgétaire publique
Connaissances approfondies
Utilisation de logiciel de GMAO
Economie de la maintenance
Logiciel comptable
Logiciel dédié de gestion de maintenance biomédicale
Connaissances opérationnelles
Qualité
Connaissances générales

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Connaissances générales : Connaissances générales propres à un champ. L'étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoirs le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d'acquisition courte de quelques semaines maximums.
Connaissances opérationnelles : Connaissances détaillées, pratiques et théoriques, d'un champ ou d'un domaine particulier incluant la connaissance des processus, des techniques et procédés, des matériaux, des instruments, de l'équipement, de la terminologie et de quelques idées théoriques. Ces connaissances sont contextualisées. Durée d'acquisition de quelques mois à un / deux ans.
Connaissances approfondies : Connaissances théoriques et pratiques approfondies dans un champ donné. Maîtrise des principes fondamentaux du domaine, permettant la modélisation. Une partie de ces connaissances sont des connaissances avancées ou de pointe.

IV. Savoir-être
Sens de l'organisation, rigueur dans l'exécution du travail, travail en équipe, discrétion et secret professionnelle, très bon sens relationnel, autonomie, capacité d'anticipation, force de proposition, sens de l'écoute, sens du service public, respect de la hiérarchie.

V. Informations complémentaires
Relations hiérarchiques :
Responsable des services biomédicaux, adjoint à la Directrice en charge de l'équipement médical ;
Encadrant de la maintenance biomédicale (Responsable de l'atelier biomédical) ;
Correspondant/suppléant local de matériovigilance ;
Directrice de la logistique et des achats
Relations fonctionnelles :
Cadres et responsables de service ;
Autres directions / services ;

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Organismes extérieurs.
Particularité du poste :
Il existe un gestionnaire administratif et comptable dans chaque service biomédical des Hôpitaux de Mantes la Jolie et de Meulan les Mureaux.
Afin d'assurer la continuité de service en cas d'absence, le gestionnaire est amené à réaliser des tâches de façon ponctuelle au profit de l'autre établissement.
Cette organisation est valable uniquement pendant les congés ordinaires.