Assistant Administratif au Sein de la Coordination Gérontologique du Ccas H/F

Ville de Saint-Denis

Vos principales missions vont consister :

Accueil et secrétariat de la coordination gérontologique:

* Accueillir et informer le public sur l'ensemble des actions de la coordination gérontologique ainsi que sur les missions du pôle séniors dans le cadre du guichet intégré

* Prendre en charge les lignes téléphoniques du travailleur/se social/e et du n+1 en cas d'indisponibilité

* Gérer les RDV avec les personnes âgées et avec les partenaires (n+1, travailleur.se social.e)

* Back office (Suivre les parapheurs, Courriers, mails, archivage, Réservation de salles, organisation réunions de service, préparation ordre du jour et rédaction compte-rendu et des bilans d'activité

*Création des dossiers dans SONATE (dossier administratif, entrée et sortie en RPA et FS)

* Participer aux réunions de service et à toute réunion transversale à la demande de son ou de sa n+1(RPA, SRAD, RPP/PA)

*Participation au Plan Canicule (mise à jour du fichier canicule et des procédures)

*Déplacement et accueil ponctuel des usagers à Pierrefitte

-Travail en équipe

*Collaboration avec la Responsable de la Coordination Gérontologique, sa collègue assistante administrative, et la travailleuse sociale

*Appui à la Responsable sur la consolidation des données et sur la création de supports et d'outils (être force de proposition)

* Visite à domicile ponctuelle avec sa collègue travailleuse sociale

* Remplacer ponctuellement sa ou son collègue assistant administratif en cas d'indisponibilité pour assurer la continuité de service (CLIP, RPP-PA, SRAD)

- Gestion et suivi des demandes d'entrée en Résidences autonomie ou en Foyers Soleils :

* Instruire les dossiers de demande d'entrée

* Préparer les dossiers à présenter en commission RPA

*Préparer la Commission logement (envoi du calendrier, de la fiche de synthèse et l'ordre du jour)

* Gérer les décisions des commissions logement (courriers, enregistrements, tableaux de suivis)

* Après l'entrée, constituer les dossiers de demandes d'APL, d'aides sociales à l'hébergement

- Suivi administratif et Accès aux droits des résidents en RPA et en Foyers Soleils

* Assurer l'accueil physique des résidents de RPA et FS en lien avec le travailleur social en situation d'urgence (alimentaire, sinistre...)

*Assurer les demandes d'aides légales et facultatives

*Faire l'interface entre l'usager et les partenaires externes (CAF, Sécurité Sociale, Trésor Public, Département...) en lien avec le travailleur social de la coordination gérontologique

* Suivre les renouvellements des dossiers et les mises à jour requises en cas d'évolution de situation

* Assurer l'instruction des dossiers dans SONATE en le lien avec le service gestion (enregistrement des entrées et des sorties pour traiter la facturation)

* Suivre les impayés de loyers et les surconsommations d'eau

* Faire le lien avec le référent du service de la DBA pour le suivi technique des foyers-soleils (travaux, réparations, états des lieux...)

Enjeux RH

*Saisie et suivi des demandes de recrutements

*Suivi des effectifs et des contrats (support consolidé)

*Lien étroit avec les services informatiques/équipement des agents en matériels téléphonique et informatique

*Gestion des habilitations des agents : session personnelle d'accès au réseau, compte partenaire CAF, différents logiciels métiers

*Organisation des entretiens de recrutement

*Centralisation des congés, absences et formations de l'équipe

*Suivi des Inscriptions aux formations guichet intégré en lien avec le DAC

Avantages du poste :

- Temps de travail : 38h

- 25 CA + 18 RTT

- Prime annuelle + participation employeur Prévoyance et Mutuelle + CIA
- Accès au CNAS (Comité national d'action sociale)