Agent - Agente d'Accueil H/F

Institut Gustave Roussy

- Accueillir, orienter, diriger et accompagner les personnes se présentant au +15 (internes et externes).
- Accueillir certains invités au RDC et les accompagner
- Réceptionner et rediriger des appels téléphoniques, prendre des messages

- Assurer la distribution du courrier, la réception des plis et colis
- Mise sous pli

- Gérer les calendriers des salles de réunion, assurer l'organisation des espaces (installation des salles pour chaque réunion, lien avec les déménageurs, assurer la remise en place et la fermeture des lieux en fin de journée)
- Préparer les supports des réunions (documentation, goodies, chevalets.), installer les éléments sur les ordinateurs des salles de réunion

- Gérer les fournitures, les commandes diverses (reporgraphie, commandes de café, de fleurs.), les affichages, et signalétiques du +15.

- Gérer les capilogs et suivis travaux/déménagements du +15

- Assurer les commandes traiteurs auprès de nos prestataires, gérer la réception, l'installation et la remise en place.

- Assurer un support et une aide technique aux équipes de la Direction générale.

- Assurer les réservations de places de stationnement en lien avec la sécurité
- Gérer les réservations de taxis
- Assurer la mise à disposition de la documentation institutionnelle (s'assurer des MAJ et du réassort)
- Suivi des clés, badges, rappel/aide au bon fonctionnement des salles
- Lien avec la DTNSI pour les maintenances des outils informatiques du +15

Bonne présentation, très bon sens du dialogue et du relationnel
Sens de la discrétion et la confidentialité
Sens de l'initiative, de l'autonomie, de la serviabilité et disponibilité
Capacités à renseigner et à transmettre des informations
Maitrise du pack office
Notions d'anglais seraient un plus.