Gestionnaire Administratif H/F

Aix Marseille Université

Rattaché(e) au Pôle Ressources de la Fondation Amidex, vous jouerez un rôle clé dans le suivi administratif, financier et organisationnel des dispositifs coordonnés par la Fondation, en particulier les projets lauréats du programme France 2030. Vous contribuerez également à la bonne gestion des moyens internes de la gouvernance de la Fondation.

1. Suivi et pilotage des projets France 2030

Centraliser et analyser les projections budgétaires pluriannuelles des projets lauréats (par nature de dépense et au global).
Contribuer au suivi de l'exécution budgétaire et la trésorerie des projets France 2030, anticiper la consommation des crédits et proposer des ajustements si nécessaire.
Accompagner les équipes projet dans la caractérisation des trajectoires financières et des évaluations à mi-parcours/fin de convention.
Soutenir les chargés de mission dans :

la mise en place et la structuration des habilitations financières,
le suivi RH (recrutements, alternances, équivalences de service, primes),
l'analyse et la projection de la masse salariale.
Participer au suivi et à la conformité des conventions liées aux projets (partenariats, cogestion, collaborations).
Développer et mettre à jour les outils de gestion (RH, finances, conventions) et contribuer à l'élaboration de vadémécums spécifiques France 2030.
Produire et actualiser des tableaux de bord partagés, en lien avec les différentes équipes de la Fondation, pour optimiser la lisibilité et la simplification des processus.
Contribuer à des études qualitatives et quantitatives (budgets, RH, organisation) pour éclairer la prise de décision stratégique.
Participer à la rédaction de rapports d'évaluation et de mesure d'impact (consommation des ressources, alignement sur les stratégies nationales d'accélération, articulation avec les feuilles de route stratégiques de la Fondation).
2. Gestion financière et administrative de la Fondation

Assurer le suivi du budget de fonctionnement de la Fondation : préparation des commandes, gestion des missions via l'outil Notilus, saisie des opérations dans le logiciel SIFAC.
Suivre la mise en signature des documents soumis à la Vice-Présidence A*Midex, à la Direction Générale des Services et à la Présidence.
Vérifier la conformité administrative et budgétaire des dossiers et conventions.
Traiter les informations et documents administratifs avec rigueur et dans le respect des procédures.
Concevoir et améliorer des outils de pilotage et de gestion administrative, afin de renforcer la transparence et l'efficacité du fonctionnement interne.
3. Contribution transversale aux différents projets (amélioration continue, démarche qualité, évolution des pratiques,...).