Executive Office Manager H/F

Phileum

Pensé comme une véritable vitrine de l'image du Groupe, ce lieu accueille régulièrement les cadres dirigeants du Groupe, dont la présence sur site est aléatoire.

Dans ce cadre unique, le rôle de l'Executive Office Manager va bien au-delà de la simple gestion administrative. Il/elle est le point de convergence de toutes les attentions portées aux collaborateurs, aux visiteurs et à l'image du bureau.

Vos missions

Accueil & services haut de gamme

- Accueillir avec courtoisie, élégance et professionnalisme les visiteurs, partenaires et VIP.
- Coordonner les arrivées et départs en lien avec le chauffeur et anticiper les besoins logistiques.
- Offrir une expérience irréprochable (boissons, ambiance du bureau, propreté, discrétion).
- Gérer les réservations de restaurants pour les déjeuners et dîners d'affaires.
- Garantir le confort et l'expérience des visiteurs tout au long de leur passage.

Gestion administrative & logistique du bureau

- Assurer le suivi du courrier et des livraisons sensibles.
- Piloter les prestataires et fournisseurs (ménage, sécurité, maintenance, traiteurs, etc.).
- Gérer les factures, contrats de services et budgets liés aux charges du bureau.
- Superviser les approvisionnements et garantir un bureau fonctionnel et accueillant.
- Être le point de contact unique pour toutes les demandes pratiques et logistiques.

Organisation & flexibilité

- Anticiper les variations de fréquentation et ajuster les niveaux de préparation.
- Maintenir un environnement de travail soigné, ordonné et prêt à recevoir des interlocuteurs de haut niveau.
- Gérer les imprévus avec sang-froid et réactivité.
- Être force de proposition pour améliorer continuellement l'efficacité et l'image du bureau.

- Diplômé(e) de l'enseignement supérieur, avec au moins 5 ans d'expérience dans une fonction similaire au sein d'un environnement exigeant et confidentiel.
- Parfaitement bilingue français/anglais, à l'écrit comme à l'oral.
- Excellentes compétences organisationnelles, sens du détail et du service.
- Expérience avérée en gestion de prestataires, services généraux et assistanat haut de gamme.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et de la gestion d'agenda.

Qualités attendues : discrétion absolue, fiabilité, loyauté, diplomatie, réactivité, polyvalence, intégrité et orientation solutions.

- Horaires : variables selon les besoins, entre 8h00 et 19h30 - flexibilité indispensable.

Nous recherchons pour le bureau parisien de notre partenaire, un grand groupe international, un(e) Executive Office Manager qui sera le/la garant(e) de l'excellence opérationnelle et de la qualité de l'accueil au sein d'un environnement d'exception au coeur du 8ème arrondissement de Paris.