Secrétaire Administrative H/F Groupe GPA

Intégré(e) au sein du service Administratif, il/elle a pour mission principale de fournir un service administratif qui répond aux différentes attentes des parties prenantes (compagnies, experts, assurés, clients), en assurant une excellence opérationnelle afin de sécuriser voire d'accroitre les volumes d'approvisionnement.

Il/elle devra apporter un service de qualité auprès de nos différents partenaires et s'approprier les indicateurs de performance du service.

Vos missions principales :

- Mission n°1 :
-Création du Livre de Police pour chaque entrée physique de véhicule sur le parc

-Création du Livre de Police pour chaque véhicule enlevé par nos partenaires logistiques (via Portail enlèvement)

-Saisie de diverses données en rapport avec la création d'un LP (fiche descriptive, frais, remboursement, confirmation, ...)

-Scanner et affecter les documents de cession réceptionnés par la compagnie d'assurance et/ou experts (via voie postale ou emails)

-Remettre les cartes grises au service vente

-Réceptionner les clés/doubles des véhicules et les transmettre aux équipes de la B4

-Archiver les cartes grises des véhicules détruits

-Assurer la destruction physique des cartes grises dans les 5 ans suivants l'annulation de l'immatriculation

-Saisie de diverses données sur Autogest permettant de devenir propriétaire d'un véhicule (VRADE, Réparations, SIV,...)

-Assurer la recherche des pièces manquantes en contactant les diverses parties prenantes (garages, experts, assurés...)

-Récupérer les documents manquants sur les diverses plateformes existantes (INDRA, AUTOWEB, EVALUCAR ...)

-Relancer les garages afin d'obtenir des factures conformes permettant leur remboursement.

-En cas d'absence de la coordinatrice, pour les personnes formées, assurer la prévalidation des véhicules dans D3 ainsi que le contrôle des mémos reçus dans DARVA

- Mission n°2 :
-Relancer les véhicules en EAO auprès des compagnies d'assurance ou des experts

-Relancer les véhicules en ATC et réaliser une procédure d'abandon pour tous véhicules stationnant sur notre parc depuis plus de 3 mois.

-Faire la demande initiale de remboursement des frais avancés pour la compagnie Allianz selon le bordereau prévu à cet effet.

-Procéder aux relances des frais avancés non remboursés par les compagnies d'assurance.

-Régler les véhicules qui nous sont cédés par les compagnies d'assurance et/ou propriétaires.

-Se rapprocher de l'ANTS afin de répondre aux demandes du service administratif et vente (Achat, Achat pour destruction, Cession, ...)

-Assurer la destruction administrative des véhicules qui ont été traités par le service Production

- Mission n°3 :
-Répondre aux demandes émanant des propriétaires, experts ou compagnies d'assurance sur la recherche d'effets personnels
-Remettre les cartes grises au service vente
-Réceptionner les clés/doubles des véhicules et les transmettre aux équipes de la B4
-Gérer les véhicules traités hors-convention (Elaboration d'une offre, saisie de diverses données sur Autogest,...)
-Gérer les dossiers poids-lourd et matériel agricole (saisie de diverses données sur Autogest,...)
-Gérer les véhicules traités en Appel d'Offre Général Lot

- Communication :
-S'adapter aux évolutions et aux exigences du service
-Créer et développer une relation de confiance avec les interlocuteurs internes et externes
-Incarner les valeurs de l'entreprise au quotidien
Cette liste est non exhaustive, pour le bon fonctionnement de la société, d'autres missions pourront être confiées au (à la) salarié(e).

1. Compétences techniques :

- Logiciel métier : AUTOGEST
- Pack Office (Word, Excel)
- Outlook

2. Savoirs faire comportementaux :

- Rigueur/organisation
- Dynamisme
- Sens du relationnel, diplomate et esprit positif
- Esprit d'équipe
- Discrétion

Avantages liés au poste : Tickets restaurants + mutuelle d'entreprise / participation sur le bénéfice / chèques vacances + CSE etc.

Horaires : du lundi au vendredi, de 08h30 à 12h00 et de 14h00 à 17h30 et de 08h30 à 12h00 et de 13h00 à 16h30 un jour sur deux

Salaire : 2100€ brut pour 151.67heures.