Administrateur·trice H/F

Ass Fondation Europeenne Science

Dans le cadre d'un remplacement pour congé de maternité, nous recherchons activement un(e) Administrateur/trice en contrat à durée déterminée à pouvoir dès que possible.
La mission du poste consiste à fournir un soutien administratif optimal à la gestion quotidienne des activités scientifiques en soutenant les activités des projets de la CE (projet CoARA Boost), à assurer le contrôle budgétaire et des dépenses de ces activités et à apporter un soutien à l'équipe CoARA.
CoARA est une coalition mondiale de signataires de l'Accord sur la réforme de l'évaluation de la recherche (https:/ https://coara.eu/agreement/the-agreement-full-text/). Cet accord définit une orientation commune pour la modification des pratiques d'évaluation de la recherche, des chercheurs et des organismes de recherche, dans le but général de maximiser la qualité et l'impact de la recherche.

Les responsabilités du poste sont :
Servir de point de contact pour les organismes de recherche, les bailleurs de fonds de la recherche et les acteurs politiques impliqués dans les activités CoARA ;
Organiser des réunions et des événements scientifiques en ligne, hybrides et physiques ; fournir un soutien administratif aux activités des projets de la CE. Cela se fera grâce à une planification préalable et pourra inclure un soutien logistique sur place ;
Assurer un contrôle financier et budgétaire approprié, conformément aux règles financières de l'ESF, y compris l'autorité financière déléguée. Vérifier et contrôler les factures et les demandes de remboursement de frais et fournir les informations pertinentes au service financier afin de permettre la présentation régulière et en temps utile des rapports financiers, le cas échéant, dans le respect des termes des accords contractuels ;
Veiller à ce que la documentation de haute qualité pour les réunions soit fournie sous une forme appropriée et en temps opportun. La documentation comprendra les projets d'ordre du jour, les documents d'accompagnement, les fiches d'action et les compte-rendus de reunions, selon les besoins ;
Assurer le suivi des actions nécessaires ;
Tenir à jour et mettre à jour les pages web nécessaires et apporter un soutien aux activités d'information et de communication de l'ESF (bulletin d'information, publications, etc.) ;
Organiser les déplacements de manière optimale et rentable, conformément aux demandes ;
Saisir et mettre à jour les données pertinentes dans les systèmes d'information de l'ESF, conformément aux règles de procédure de l'ESF ;
Assumer d'autres tâches administratives si nécessaire et à la demande de la direction.

Compétences nécessaires:

Diplôme ou qualifications équivalentes en assistance administrative avec une expérience minimale de 2 à 5 ans, de préférence dans un environnement international ;
Expérience administrative avérée dans l'organisation de réunions et de voyages et connaissance des procédures de bureau :
Maîtrise de l'anglais parlé et écrit comme langue de travail ;
Bonne connaissance pratique des systèmes MS Office (en particulier MS Word, Access, Excel, PowerPoint) et expérience dans l'utilisation des outils informatiques ;
Connaissance du contrôle financier et budgétaire ;
Bonnes compétences organisationnelles et capacité à accomplir les tâches assignées et à respecter les délais impartis ;
Capacité à gérer les priorités ;
« Orienté tâches », responsable et autonome, et soucieux d'amélioration continue ;
Solides qualités interpersonnelles et de communication dans un contexte multinational, notamment discrétion, diplomatie et tolérance ;
Transparence dans le travail et éthique professionnelle, travail d'équipe (tant au niveau de l'unité que de l'entreprise) ;
Sens du service avec les collègues de toute l'organisation et envers la satisfaction des clients externes ;
Attitude positive et constructive.