Secrétaire Administrative - Administratif et Comptable H/F

Mairie

Accueil physique et téléphonique
Recevoir, filtrer et orienter les appels, apporter des réponses aux interlocuteurs - Assurer la prise des messages et la transmission des informations - Être l'interface entre les institutions, les différents services et les agents de la police municipale
En fonction des appels répartir les missions aux différentes patrouilles en service (transmission radio)

Gestion administrative
Participer aux réunions de service et rédiger des comptes rendus de réunions et documents divers
Organiser et suivre les flux de courrier, mails, parapheurs (logiciel métiers)
Assurer une fonction d'alerte et d'anticipation des dossiers et sujets sensibles : suivi, alerte, relance, visa
Assurer le suivi des délibérations et conventions liées aux divers partenariats
Assurer l'organisation du classement et de l'archivage papier et numérique des dossiers
Assister le responsable de service dans l'organisation de réunions et la gestion de son emploi du temps

Gestion finance et commande publique
Assurer le suivi du budget du service : suivi d'indicateurs, relances
Assurer le suivi des marchés, des dossiers de subvention
Engager, suivre et liquider les dépenses en matière d'investissement et de fonctionnement
Suivre les commandes avec les fournisseurs (recherches, devis, ...), effectuer des relances (commandes, factures.) et traiter les difficultés (livraisons.) au besoin
Classer et archiver les pièces et documents comptables
Assurer une fonction d'alerte et proposer des solutions adaptées

Suivi des projets et activités propre au périmètre d'activité du service
Soutenir et appuyer administrativement les agents de Police Municipale et ASVP : transferts mains courantes, suivi des mises en fourrière, lien avec la Police Nationale, recherches d'arrêtés (en liaison avec leurs activités de terrain)
Assurer le suivi des procédures concernant les gens du voyage et personnes en errance
Gérer les contentieux administratifs avec les usagers (Procès-Verbal Electronique)
Assurer le suivi des procédures du service

En fonction des nécessités de service, participer à toutes activités administratives nécessaires au bon fonctionnement de la police municipale