Chargé·e de Gestion Administrative et Comptable H/F

Soc Histoire Naturel Ethnographie Colmar

Le poste est placé sous la responsabilité du Président de la SHNE, et en lien fonctionnel avec la direction du Musée
Comptabilité et administration (65%) :
- Secrétariat : gestion des courriels, courriers administratifs et appels téléphoniques ; classement, diffusion interne et archivage des documents ; logistique des réunions, rédaction des comptes rendus et procès-verbaux des différentes instances de la SHNE (comité directeur, assemblée générale.).
- Comptabilité : édition et suivi des devis et factures, suivi de l'édition des bulletins de salaire et du paiement des cotisations sociales (prestation externalisée) ; suivi des opérations réalisées sur la caisse du musée (opérations courantes, maintenance, formations, édition des journaux.) ; réalisation des saisies comptables de la structure ; classement des pièces comptables ; production de bilans financiers mensuels, supervision de la révision des comptes annuels (prestation externalisée) ; rédaction et suivi des dossiers de demande de subventions ; conception et suivi de la comptabilité analytique.
- Administration : gestion du fichier des membres, des demandes d'adhésion et des cotisations ; suivi et envoi du Bulletin de la SHNEC ; suivi des demandes de stages ; suivi et gestion des autorisations administratives ; appui au suivi de la fréquentation du musée ; suivi et gestion du bénévolat valorisé ; inventaire du matériel de la SHNE ; réalisation et suivi des commandes de matériel ; suivi des contrats et conventions de partenariat ; participation à l'élaboration annuelle du bilan d'activités ; mise à jour du Document Unique d'Evaluation des Risques Professionnels (sur la base notamment d'une étude de toxicité) ; mise en conformité des outils de travail avec le Règlement Général sur la Protection des Données ; veille règlementaire (évolutions de la convention collective, règlement comptable, dématérialisation etc)
- Dossiers transversaux et stratégiques : contribution à la révision des statuts de la SHNE et de la convention Ville -SHNE ; rédaction et suivi des demandes adressées à l'administration fiscale ;
- Développement : Recherche de subventions et levage de fonds (mécénats, dons) pour le fonctionnement et le développement des diverses activités de la structure associative ; appui spécifique au service pédagogique dans la recherche de financements et les candidatures aux appels à projets ; constructions et renforcement de partenariats avec des structures de recherche, institutionnelles et associatives.
Recherche et expertise (25%) :
- Suivi administratif et financier des projets du pôle de recherche et d'expertise de la SHNE (édition de devis, suivi des factures, rédaction et suivi des demandes de subventions, suivi des conventions, organisation de réunions et rédaction des compte-rendu.)
- Appui au développement des projets portés par le pôle de recherche et d'expertise notamment dans le cadre du projet LIFE Biodiv'Est et la mise en oeuvre et l'animation d'un Plan Régional d'Actions en faveur des Mollusques Aquatiques du Grand Est.
Vie de la structure (10%) :
- Appui à la réalisation des projets menés par les administrateurs bénévoles de la structure, et au fonctionnement de la bibliothèque (suivi des abonnements etc).
- Participation à la vie de la structure associative et muséale (réunions d'équipe, projets transversaux, évènements, tenue de stands...)
- Appui logistique, technique et administratif aux projets de la structure le cas échéant (expositions temporaires, projets de réaménagements.)