Assistante Administrative & Coordinatrice de Site - 80% H/F Lynx RH

Maintenant, passons aux choses sérieuses !

Aujourd'hui, Lynx RH Saint-Etienne, recrute pour l'un de nos clients, Cabinet d'expertise comptable réputé, basé à Saint-Etienne, un Assistante Administrative & Coordinatrice de Site H/F.

Vos missions

Véritable pilier du site, garant de son bon fonctionnement et de la fluidité des relations internes et externes. Rôle transversal, polyvalent et essentiel à la vie de l'entreprise.

Accueil & Relation Client

- Accueillir les clients et les accompagner dans leur parcours.
- Assurer l'onboarding client :
- Gestion du volet administratif (lettre de mission, mandats Ebics, mandats de prélèvement).
- Organisation du rendez-vous d'intégration.
- Présentation des équipes.
- Assurer le suivi client.
- Gérer les prospects : contacts, attribution, suivi.

Coordination avec lesPartenaires

- Organiser et suivre les rendez-vous avec les partenaires.
- Être le point de contact privilégié afin de fluidifier les échanges.

Coordination avec les Équipes

- Organiser les rendez-vous internes.
- Gérer et suivre les demandes.
- Faciliter le quotidien des collaborateurs.
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Gestion du Site & Intendance

- Superviser les salles de réunion, la propreté, l'accueil et les équipements.
- Être l'interlocuteur entre les équipes, les partenaires et les prestataires (nettoyage, syndic, fournitures...).
- Co-animer les événements du site en lien avec le service communication (réunions, événements, animations).

Secrétariat & Support Métier

- Assurer la gestion et la coordination du secrétariat des associés et collaborateurs (comptables, auditeurs, juristes, paie...).
- Gérer les courriers, les signatures électroniques et les documents clients via notre logiciel :
- Lettre de mission : préparation, suivi, signature, archivage.
- Courriers et attestations : rédaction, supervision, génération, impression, signature, envoi et archivage.
- Envoi des documents annuels et bilans : vérification, rassemblement et transmission au client.
- Utiliser un logiciel de production et de relation client :
- Gestion et mise à jour des fiches clients.
- Suivi et mise à jour des modèles de documents (GED).
- Organiser les déplacements, rendez-vous et envois (bilans, attestations).
- Garantir la disponibilité et la bonne organisation des salles pour les rendez-vous.

RH de Proximité

- Organiser l'arrivée des nouveaux collaborateurs (onboarding, formation aux outils).
- Gérer les démarches administratives (visites médicales, arrêts de travail, etc.).
- Accompagner les départs (offboarding).

Profil recherché

Enthousiaste et fédérateur, vous aimez créer du lien et favoriser un bon climat de travail.

Organisé et engagé, vous savez gérer plusieurs missions en parallèle avec rigueur.

Proactif et force de proposition, vous contribuez activement à l'amélioration continue du fonctionnement interne.

À l'aise avec les outils digitaux et la dématérialisation.

Diplômé d'une formation type BTS Support à l'Action Managériale ou BTS Assistant de Gestion PME-PMI (un plus).

Expérience minimum de 3 ans souhaitée dans un poste similaire.

Informations complémentaires

Type de contrat : CDI

Temps de travail : Temps plein

Salaire : 25000 € - 26000 € par an