Chargé - Chargée Évènementiel et Protocole H/F
Premier Ministre
- Paris 7e - 75
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Sous l'autorité du chef du BESM, la section Patrimoine et Evènementiel est responsable de la valorisation patrimoniale des sites historiques et de l'organisation de différents types d'évènements : manifestations culturelles ouvertes au grand public (Journées européennes du patrimoine, Rendez-vous aux jardins, Fête de la musique), remises de décorations, visites historiques des sites, commémorations, réceptions et réunions liés à l'actualité politique, voeux du Premier ministre aux personnels... Ces évènements peuvent concerner un public de quelques dizaines de personnes à plusieurs milliers, selon leur nature. Il peut s'agir de personnes invitées à participer à l'évènement ou bien des personnes faisant la démarche de s'inscrire.
Le (la) chargé(e) évènementiel et du protocole aura pour missions principales l'organisation des évènements (journées européennes du patrimoine, RDV jardin...) et d'organiser les cérémonies officielles du Premier ministre en étroite collaboration avec le cabinet de ce dernier. Vous vous appuierez sur un réseau qui garantit le bon déroulement des manifestations (Présidence de la République, Sénat, ministères).
Au sein de la section, sous l'autorité de la cheffe de section, et avec l'appui des deux gestionnaires évènementiels, vous aurez pour mission pour tout type d'évènement:
1. Gestion des invitations
Paramétrage et maîtrise de l'outil de gestion évènementielle (EventDrive)
Consolidation des listes des invités en lien avec le cabinet du Premier ministre
Elaboration et envoi des cartons d'invitation personnalisés selon la fonction et le rang protocolaire des invités
Gestion des réponses et des relances
Suivi des tableaux d'état des présents pour transmission aux services concernés (Chefferie de cabinet, conseillers, intendances, commandement militaire et agents de sécurité, aides de camp, pôle communication, photographes ainsi que certains services de la DSAF).
2. Gestion opérationnelle
Participation aux réunions techniques préparatoires et aux visites de reconnaissance
Organisation des modalités d'accueil: horaires et cadencement, placement, stationnement, signalétique...
Présence pour assurer l'accueil et l'émargement des invités lors de certaines cérémonies
3. Gestion post-évènement
Suivi de dossiers d'archives et de fiches de procédure en lien avec le Cabinet du Premier ministre pour les cérémonies annuelles récurrentes (déroulé, intervenants, modèles de carton d'invitation, liste des invités, photographies de l'évènement ...)
4. Missions annexes
Renfort sur l'ensemble des activités de la section, notamment pour l'organisation des évènements grand public (Journées du patrimoine, RDV aux jardins, Fête de la musique...)
Le profil recherché
Savoirs techniques :
- Connaissances protocolaires (décret n°89-655 du 13 septembre 1989 modifié) niveau confirmé et droit des traités (Convention de Vienne) niveau maîtrise
- Techniques de gestion et de communication évènementielles
- Maîtrise des outils informatiques : logiciels de gestion évènementielle et Excel niveau confirmé
- Connaissances de l'environnement administratif, institutionnel et politique
- Expérience sur un poste similaire attendue
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Savoir-faire :
- Organiser et gérer un évènement dans sa globalité, de sa préparation jusqu'à sa mise en place opérationnelle
- Travailler en mode projet (gestion de plusieurs projets à la fois)
- Rédiger des notes, des déroulés et des comptes-rendus
Savoir-être :
- Réactivité, capacité à travailler dans l'urgence
- Résistance en stress et maîtrise de soi
- Capacité d'adaptation
- Souci du détail et sens aiguisé du service client
- Présentation soignée exigée
- Aisance relationnelle
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Rigueur professionnelle, sens de l'organisation et des priorités
- Travail en équipe
Publiée le 06/09/2025 - Réf : 2025-2039604
Chargé - Chargée Évènementiel et Protocole H/F
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