Assistant de Direction - Paris H/F Artefact

Vos missions :

En tant qu'Assistante(e) de Direction, votre rôle consistera à assister 5 dirigeants d'Artefact (Co-founders, CEO Global, CEO France et COO). Dans le détail :

- Gérer leur agenda et emploi du temps quotidien (prise de RDV, courriers, e-mails, congés...)
- Anticiper la préparation des supports de rendez-vous et réunions internes en lien avec les équipes.
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques...).
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus...).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
- Gérer les notes de frais.
- Organiser et coordonner les déplacements professionnels (voyages nationaux et internationaux).
- Gérer la réservation des moyens de transport (avion, train, voiture, transferts)
- Réserver et suivre l'hébergement (hôtels, appartements, résidences).
- Anticiper les besoins spécifiques liés aux voyages (repas particuliers, accessibilité, équipements).
- Gérer les imprévus (retards, annulations, modifications de dernière minute).
- Suivre les budgets déplacements et optimiser les coûts.

Compétences requises :

- Excellente organisation et rigueur.
- Réactivité et capacité d'anticipation.
- Maîtrise des outils bureautiques (Suite Google, logiciels de réservation).
- Connaissance des procédures administratives liées aux voyages (visas, assurances, douanes).
- Bonne communication et sens du service.
- Capacité à gérer le stress et les imprévus.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Maîtrise de l'anglais indispensable.