Gestionnaire Administratif·ve et Pédagogique H/F
Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Villetaneuse - 93
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Gérer et organiser le secrétariat administratif et pédagogique
. Elaborer et gérer le Planning des cours magistraux et des Travaux dirigés de chacune des formations en relation avec les enseignants et gérer les modifications d'emploi du temps via Hyperplanning
. Organiser la gestion administrative des Travaux Dirigés : ouvertures de groupes selon les effectifs, répartition des étudiants selon leurs options, leurs emplois du temps
. Assurer le suivi des inscriptions pédagogiques des étudiants ; saisir les éléments pédagogiques sur Apogée/Pégase
. Organiser les sessions d'examens et les jurys :
- Etablir les calendriers, réceptionner et reproduire les sujets, préparer le matériel d'examens (pochette, émargements, sujets, copies, ordinateurs pour les étudiants en situation d'handicap...)
- Saisir les notes et établir les procès- verbaux d'examens, convoquer le jury
- Gérer les réclamations éventuelles (erreur matérielle dans le report des notes), organiser les relectures
- Editer et transmettre aux intéressés les relevés de notes, l'attestation de réussite et le supplément au diplôme
- Classer et archiver les documents (copies d'examens, des procès- verbaux...)
. Travailler en collaboration avec les secrétariats pédagogiques partenaires
. Elaborer et mettre à jour la structure des enseignements des formations sur Apogée/Pégase : Modéliser et suivre l'évolution des maquettes sur Apogée/Pégase
. Mettre à jour les documents de rentrée (bases de données, courriers)
. Participer aux différentes enquêtes statistiques
- Accueillir et informer les usagers
. Accueillir physiquement les étudiants et les enseignants
. Renseigner les usagers
. Répondre aux demandes (téléphone, courriel, courrier postal)
Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée/Pégase, E-candidat, Hyperplanning, Etudes en France,
et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Mozilla
Le profil recherché
Connaissances / Savoir
Connaître le fonctionnement de l'enseignement supérieur
Connaître les règles de scolarité
Avoir une connaissance générale de la gestion administrative
Avoir une connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique
Savoir faire
Maîtriser l'expression écrite et orale ainsi que les techniques d'accueil
Savoir rechercher l'information et la transmettre
Maîtriser les outils bureautiques (Word et Excel) ainsi que les applications informatiques de gestion pédagogique (Apogée/Pégase, Hyperplanning, ecandidat Moodle...)
Savoir être
Avoir le sens des relations avec le public (savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise)
Avoir l'esprit d'équipe en sachant s'impliquer dans un travail de groupe
Savoir être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointe
Savoir respecter la confidentialité
Savoir prendre des initiatives
Savoir travailler en autonomie
Publiée le 05/09/2025 - Réf : 2025-2038397
Gestionnaire Administratif·ve et Pédagogique H/F
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