Alternance Assistant de Direction H/F Icademie

Détail du poste

ICADEMIE, ACTEUR MAJEUR DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE À DISTANCE, RECRUTE EN ALTERNANCE POUR SON ENTREPRISE PARTENAIRE.

Notre partenaire, entreprise innovante dans le secteur du mobilier urbain haut de gamme, recherche un(e) assistant(e) de direction pour un démarrage en septembre.

Poste basé à Aix-En-Provence.

Rejoins dès maintenant notre école pour préparer l'une de nos formations diplômantes du Bac +2 au Bac +5.

Tes (futures) missions :

- Gérer le courrier à la boite et le distribuer.
- Dépôt à la poste selon les besoins.
- Gestion et management des locaux.
- Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires.
- Rédiger et gérer les courriers, e-mails et documents administratifs
- Assurer le traitement du courrier, la gestion des emails et des appels téléphoniques de la direction.
- Gérer et actualiser les bases de données internes (contrats, documents administratifs, archives).
- Préparer l'organisation des réunions internes et externes, et gestion d'agendas partagés, en collaboration avec les autres départements (production, design, marketing).
- Mettre en place des systèmes de classement, d'archivage des dossiers (marchés publics/chantiers/administratifs) et de gestion des informations pour garantir une organisation optimale des dossiers.
- Diffusion des offres d'emploi et gestions des entretiens.
- Prise de relais des commandes, vérification des AR avec la fabrication
- - Facturation, suivi de la facturation et des relances clients
- Gestion des notes de frais et rapprochements bancaires
- Vérification des envois à la banque
- Assurer la gestion des fournitures bureautiques et autres besoins administratifs.
- Préparer des présentations pour le CEO (PowerPoint, rapports, etc.)
- Suivi des budgets et des dépenses internes

Veiller au respect des procédures internes, en assurant une gestion rigoureuse et ordonnée des informations
- - Gestion du standard téléphonique
- Gestion de la boite mail
- Gestion et distribution des opportunités entrantes - ERP
- Nettoyage du pipe commercial (retrait des opportunités non commerciales)
- Gestion des demandes et réclamations clients
- Coordination avec les équipes commerciales et logistiques
- - Gestion administrative du personnel (contrats - période d'essai, renouvellement et départs)
- gestion du temps de travail, le suivi des horaires, le suivi des absences et des congés
- Déclarations obligatoires (DPAE, mutuelle, prévoyance, retraite) avec le cabinet comptable
- Mise en place d'un parcours d'intégration général (visite des locaux, formations générales, rencontres)
- Tenue des dossiers du personnel
- Préparation des éléments pour la paie et envoi au comptable
- Management des notes de frais
- Suivi des obligations légales en matière de droit du travail (Organisation des visites médicales obligatoires
- - Prévention des risques professionnels et sécurité au travail
- Suivi du Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)
- Gestion des conflits et du climat social
- Organisation d'événements internes (repas, evenements)
- Mise en place d'actions RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises)
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Notre processus de recrutement :

- Tu postules à l'offre
- Nous revenons vers toi afin d'effectuer un entretien de présélection
- Nous te conseillons et coachons pour te préparer aux entretiens
- Nous envoyons ta candidature à notre entreprise partenaire
- Et nous t'accompagnons tout au long du processus de recrutement

La formation est intégralement financée dans le cadre de l'alternance.

Seuls les candidats intéressés pour suivre une formation ICADEMIE pourront être présentés à l'entreprise et bénéficier de notre accompagnement.

Ta rémunération sera définie selon ton âge et ton niveau d'étude.

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