Gestionnaire Administratif - Epn05 H/F
Conservatoire National des Arts et Metie
- Paris 3e - 75
- CDD
- 2 153 € / mois
- Télétravail partiel
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
CDD jusqu'au 13/11/2026
Le poste est rattaché à l'équipe pédagogique nationale (EPN) 05 - Informatique. L'EPN05 propose une offre complète de Bac +2 à Bac +8 dans le domaine de l'informatique couvrant une cinquantaine de métiers allant du technicien support au sound designer de jeux vidéo en passant par l'ingénieur en systèmes d'information.
Sous l'autorité de la Directrice de l'EPN et de la Secrétaire générale, le gestionnaire administratif assure leur secrétariat et leur apporte une assistance technique et logistique. Il réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures en vigueur au sein de l'EPN.
Activités principales
Accueil
- Accueillir et informer de manière physique, téléphonique et électronique les divers publics internes (personnels administratifs, enseignants-chercheurs et usagers) et externes en adoptant son discours et orientant vers l'interlocuteur compétent si nécessaire ;
- Tenir les agendas, filtrer les appels, orienter et guider ;
- Enregistrer et trier le courrier.
Gestion administrative
- Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en vérifier la conformité ;
- Rédiger des courriers, des rapports, des comptes rendus et des notes professionnelles ;
- Assurer le secrétariat de l'EPN (plannings, réunions, évènements, conférences, diffusion des documents, rédaction des comptes-rendus) et en planifier les aspects logistiques ;
- Préparer et organiser les documents pour les conseils et les assemblées générales ;
- Assister aux conseils et AG d'EPN, y prendre les notes et rédiger les comptes-rendus, en collaboration avec la SG.
Suivi de la gestion RH des personnels de l'EPN
- Information aux collègues, vérification et transmission des divers dossiers à la DRH après validation par le directeur d'EPN et/ou la SG ;
- Travailler conjointement avec la secrétaire générale pour établir et veiller au respect des procédures ;
- Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues ;
- Organisation des élections de la composante ;
- Relayer la politique de l'EPN et contribuer au respect des procédures.
Suivi des heures d'enseignement (SAGHE)
- Alerter les enseignants en sous service et/ou en sur service ;
- Suivi et vérification des heures d'enseignements et du référentiel : mise en place de tableaux de bord ;
- Suivi des dossiers de vacataires en lien avec le CSP RH ;
- Gestion de divers documents concernant les heures d'enseignement : Mise en place de tableaux de bord.
Activités secondaires
- Être binôme avec la gestionnaire financière (SIFAC) ;
- Gérer les aspects logistiques : locaux ;
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe ;
- Organiser le classement documentaire et procéder à l'archivage des pièces administratives.
Informations complémentaires et conditions de travail
- Temps de travail : 37h30 par semaine
- 44 jours de congés + 13 RTT sur une année universitaire (du 01/09 année N au 31/08 année N+1), à proratiser selon la durée du contrat
- Télétravail : oui, possible à raison d'1 à 2 jours par semaine après 1 mois d'ancienneté
- Management : non
- Gestion de projet : non
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Gestion des agendas, Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques, Accueillir, orienter, renseigner un public, Fournir des informations claires et précises par téléphone, Maintenir à jour les dossiers administratifs, Organiser des réunions internes, Relayer de l'information
Qualification : Technicien
Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Publiée le 02/09/2025 - Réf : 197DZRZ
Gestionnaire Administratif - Epn05 H/F
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