Assistant du Secrétaire Général de Région Académique de la Réunion H/F
Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Saint-Denis - 974
- Fonctionnaire
- Bac
- Bac +2
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Placé(e) sous la responsabilité directe du Secrétaire général d'académie et de ses adjoint(e)s, l'assistant(e) travaille en lien étroit avec le cabinet du Recteur, le secrétariat des IA-DAASEN, des divisions du rectorat et des services de la région académique de La Réunion.
Elle ou il assiste le Secrétaire général d'académie et ses adjoint(e)s :
- La secrétaire générale adjointe - Directrice des fonctions support et de la modernisation administrative
- La secrétaire générale adjointe chargée de la scolarité, des partenariats et de l'enseignement supérieur
- Le secrétaire général adjoint - Directeur Régional Académique des Systèmes d'Information
- Et en continuité de service, la secrétaire générale adjointe - Directrice des Ressources Humaines et son adjoint
Compétences attendues :
Savoirs :
- Connaissance de l'organisation administrative de l'Éducation nationale et des académies
- Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Maîtrise de la gestion électronique de courrier ELISE
- Connaissance des circuits et procédures administratives
Savoir-faire :
- Capacité à hiérarchiser les priorités et à gérer les urgences
- Qualités rédactionnelles (clarté, concision, orthographe)
- Bureautique avancée : Excel/LibreOffice Calc (formules, tableaux croisés dynamiques).
- Outils collaboratifs et de communication : messageries collectives (Thunderbird, zimbra, convergence, messagerie instantanée (tchap, alédipartou), visio, plateformes de partage (owncloud).
- Capacité à organiser une activité dans un environnement complexe
- Capacité à travailler en équipe
Savoir-être :
- Sens du service public et de l'intérêt général
- Rigueur, fiabilité et autonomie
- Esprit d'équipe et aisance relationnelle
- Réactivité et adaptabilité
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Loyauté
- Qualité d'écoute et de discernement
- Disponibilité
- Tenue et présentation adaptées au poste
Le profil recherché
Mission 1 : Coordination administrative
- Assurer le secrétariat (courriers, notes, tableaux de bord, comptes rendus, rapports)
- Participer à la préparation et au suivi des réunions stratégiques (ordre du jour, convocations, relevés de décision, logistique)
- Centraliser et diffuser l'information entre les différentes entités du rectorat (divisions, cabinet, directions, services académiques, communauté éducative, collectivités)
Afficher la suite
- Assurer la coordination administrative des dossiers transversaux relevant du secrétariat général (préparation de rentrée...)
- Appuyer ponctuellement certains projets ou chantiers pilotés par le secrétariat général
- Renforcer le suivi via des tableaux de bord numériques dynamiques (Excel/LibreOffice avancé, outils collaboratifs type Nextcloud)
- Développer l'usage d'outils collaboratifs pour la gestion de projets transversaux (kanboard, nuage,,...).
Mission 2 : Accueil
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des usagers et les réorienter éventuellement.
- Représenter l'image du secrétariat général auprès des publics internes et externes.
Mission 3 : Gestion des agendas et de la logistique de déplacements
- Gérer l'agenda du/de la secrétaire général(e) et de ses adjoint(e)s, organiser les réunions et rendez-vous.
- Organiser des déplacements professionnels (réservations, ordres de mission, logistique associée).
Mission 4 : Gestion du courrier et des communications
- Traiter le courrier postal et électronique entrant et sortant : enregistrement, tri, transmission, rédaction et suivi, notamment avec l'outil de gestion électronique de courrier dédié (Élise).
- Gérer les trois messageries fonctionnelles : rectorat, secrétariat général et DRH en continuité.
- Assurer le contrôle des parapheurs : respect du circuit de traitement, de la mise en forme et de la charte graphique des documents
Mission 5 : Suivi administratif et logistique interne
- Assurer le suivi des tableaux de bord internes et enquêtes ministérielles
- Contribuer au bon fonctionnement matériel du Secrétariat général (classement, commande de matériel, archivage)
Le/la titulaire du poste assure également, en propre, des missions transversales de gestion documentaire, de suivi administratif et de communication interne, en lien avec différents services académiques.
Infos complémentaires
Rémunération statutaire + Indemnité de Fonctions, de Sujétions et d'Expertise (IFSE) de 644 € me
Publiée le 29/08/2025 - Réf : MENJ-28-2025-26035
Assistant du Secrétaire Général de Région Académique de la Réunion H/F
- Saint-Denis - 974
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