Secrétaire Polyvalente H/F
Mjm Graphic Design
- Lille - 59
- CDI
- 2 007,72 € / mois
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Le/la Secrétaire polyvalent(e) joue le rôle de liaison entre l'entreprise et nos partenaires.
Il/elle a pour principale mission la gestion administrative dans la mesure où il/elle traite, rédige et archive les documents, plus précisément les lettres et autres correspondances d'entreprise.
LES DIMENSIONS DU POSTE :
Il/elle doit absolument faire preuve d'une très bonne communication orale et écrite en mettant à profit le vocabulaire professionnel du service.
La bonne connaissance de tous les logiciels bureautiques est primordiale.
Il/elle est un élément de l'entreprise qui possède un excellent sens de l'équipe et qui dispose d'une forte aisance téléphonique.
L'ORGANISATION :
Il lui est demandé à la fois une grande disponibilité et beaucoup de réactivité pour faire face aux multiples sollicitations de ses interlocuteurs internes et externes.
Son travail représente un rôle essentiel dans le fonctionnement de l'entreprise de par sa faculté à gérer les relations et le stress dans l'urgence.
LES PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
Assure l'accueil physique et téléphonique et le traitement des mails
Oriente les personnes selon leur demande et gère les prises de RDV
Suivi des dossiers étudiants et transmissions des informations au service commercial et pédagogique
Conseil d'organisation des formations proposées
Etabli et enregistre les billets de retard des étudiants et les justificatifs d'absence
Etabli et passe les commandes des fournitures de bureau
Réceptionne et classe les feuilles de présence des intervenants
Enregistre les offres de stages et d'emploi
Etabli les attestations de présence des personnes en formation continue
Assure les tâches administratives
Organise des réunions ou évènement professionnels
Effectue un reporting auprès du N+1 de manière ponctuelle
Ces tâches ne peuvent être considérées comme exhaustives ni définitives.
RELATIONS INTERNES ET EXTERNES DU POSTE :
Interne
La Direction pour le reporting, l'accompagnement et la stratégie de l'entreprise.
Les commerciaux pour les échanges de bonnes pratiques, la fluidité des informations au sein de l'équipe.
Les services supports : Comptabilité, Pédagogie.
Externe
Entreprises
Futurs étudiants
PROFIL :
Connaissances techniques / métier
Maîtriser l'outil informatique, en particulier Word, Excel, la messagerie électronique, l'environnement WEB
Formation secrétariat
Compétences :
Aisance relationnelle
Savoir organiser et planifier ses activités
Savoir rester courtois en toutes circonstances
Supporter la pression d'un rythme de travail effréné
AVANTAGES ENTREPRISE
- Titres restaurant
- Mutuelle employeur familiale
- La participation aux bénéfices
Le profil recherché
Experience : 1 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Autres enseignements
Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Publiée le 28/08/2025 - Réf : 196ZTFH
Secrétaire Polyvalente H/F
- Lille - 59
- CDI
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