Gestionnaire Administratif·ve E.C.O.S. H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Détail du poste

Mission principale :

Le/la gestionnaire administratif des ECOS assure un rôle central dans la coordination des différents groupes de travail (GT).
En lien étroit avec la gestionnaire ECOS, la scolarité et les enseignants responsables des ECOS et des différents groupes de travail ECOS.
Il/Elle assure la gestion des patients standardisés et des convocations enseignantes.
Il/ Elle est un appui à la coordination opérationnelle des ECOS et à la communication inter-équipes.

Descriptif des activités :

Gestion des participants standardisés (groupe PS)
- Suivi administratif des dossiers RH des PS.
- Envoi des éléments RH aux services concernés et suivi des paies.
- Envoi des chartes, des convocations et des scripts pédagogiques aux PS avant chaque session.
- Appui à la constitution des plannings de présence.
Gestion des convocations enseignantes (groupe Convocation)
- Relances par mail des enseignants convoqués aux sessions ECOS.
- Suivi de la réponse aux convocations et mise à jour des tableaux de suivi.
- Interface entre les enseignants et le secrétariat du GT.
Appui à la coordination opérationnelle des ECOS
- Suivi global de la mise en oeuvre des sessions ECOS à UPC.
- Appui à la coordination logistique en lien avec la gestionnaire ECOS
- Participation à l'organisation des ECOS en présentiel et à distance (via Zoom).
Appui à la communication inter-équipes
- Participation aux réunions de coordination du GT ECOS.
- Interface entre les différents groupes de travail impliqués dans les ECOS (logistique, pédagogique, RH).
- Transmission fluide des informations entre les équipes, respect des délais et anticipation des besoins.

Encadrement : Non

Connaissances :
- Gestion administrative ou logistique dans l'enseignement supérieur ou en milieu hospitalier.
- Droit des examens et concours
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
- Savoir mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Savoir travailler en équipe
- Savoir gérer un projet
- Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (environnements numériques collaboratifs)
- Savoir mettre en oeuvre une démarche qualité
Compétences comportementales :
- Réactivité
- Sens de la confidentialité
- Rigueur
- Autonomie
- Sens de l'organisation et des priorités
- Bon relationnel

Niveau diplôme souhaité : Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent
Conditions particulières d'exercice :

Le gestionnaire ECOS doit faire face à de fortes contraintes horaires lors des pics d'activité liés à la tenue des examens facultaires et nationaux (CCC + ECOS)
Une présence de 6h à 18h30 est requise lors de la tenue de ces examens.
De plus les examens ayant lieu sur différents campus