Tj Saverne - Secrétaire Administratif - Secrétariat Direction Greffe H/F Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité
Saverne - 67 Fonctionnaire- Bac
- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
1- Direction/ Administration / Gestion/Missions principales
- Assister la directrice de greffe dans l'organisation quotidienne de son travail et contribuer au bon fonctionnement de la juridiction en assurant des fonctions d'assistance technique
- Assurer la gestion des ressources humaines
- Gérer le budget de fonctionnement et le suivi de la maintenance des bâtiments
- Gérer le logiciel de la pointeuse électronique
2- Gestion des ressources humaines
- Création et/ou mise à jour des dossiers personnels des fonctionnaires, des contractuels et des stagiaires (congés, formation, événements personnels, astreintes, heures supplémentaires, évaluation, etc.),
- Gérer la pointeuse KELIO (profils et gestion des anomalies - suivi des absences)
- Relations avec le service des ressources humaines du SAR,
- Réception, notification et transmission des arrêts maladie, avis de changements de situation,
- Notification des décisions individuelles,
- Gestion et notification des CET des agents
- Préparation des tableaux des astreintes, des congés pour les vacations et les tableaux permanence du SAUJ
- Préparation des plannings des stagiaires - 2de 3e, greffiers,
- Établissement des convocations pour les visites médicales obligatoires,
- Assistance au recrutement du personnel
- Assurer le lien avec les lycées pour participation des élèves aux audiences publiques
- Assurer la diffusion générale des notes et circulaires
- Établir les PV d'installation
3- Gestion du budget de fonctionnement/suivi du bâtiment
- Participation au processus de la dépense (recueil des besoins, demandes de devis, formalisation des Demandes d'Achat et des Services-Faits sur Chorus formulaire, suivi des commandes, contrôle des livraisons et des prestations exécutées, transmission des factures au SAR, mise en commun avec le pôle Chorus),
- Relations avec le service budgétaire et le pôle Chorus du SAR,
- Suivi de la dotation budgétaire et de la consommation des crédits alloués à la juridiction, alerte au directeur de greffe de toute difficulté de gestion,
- Suivi des contrats, préparation des reconductions et des nouveaux contrats / contrôle de leur exécution,
- Suivi de l'exécution des marchés publics,
- Suivi administratif des chantiers immobiliers en lien avec l'adjoint technique,
- Réception et traitement du courrier,
- Accueil physique et téléphonique des partenaires,
4- Gestion logistique/fonctionnement
- Distribution des fournitures,
- Répartition des badges et clés
- Mise à jour des répertoires téléphoniques,
- Participation à la préparation des audiences solennelles de rentrée ou d'installation,
- Interlocuteur des magistrats et fonctionnaires du tribunal judiciaire,
- Toutes autres tâches confiées à titre exceptionnel et ponctuel par son supérieur hiérarchique.
- Toute mission à titre ponctuel confiée par la directrice de greffe afin de garantir la continuité du service public.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Connaissances :
Applicatifs métiers
Circuits administratifs
Organisation judiciaire et administrative
Outils bureautique
Gestion budgétaire
Savoir-être :
Avoir le sens de l'organisation
Avoir le sens des relations humaines
Savoir-faire :
Alimenter les tableaux de bord
Donner une information juridique ou procédurale
Maîtriser les techniques d'accueil
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Maîtriser les nouvelles technologies
Faire preuve de polyvalence
Faire preuve de discrétion
Afficher la suite
Savoir anticiper et être force de proposition
Expériences professionnelles antérieures souhaitées :.../...
Offres de formation associées à votre prise de poste : Un tutorat en interne sera proposé. Des formations inter juridictions pourront être organisées
Perspectives d'évolution professionnelle : Le secrétaire administratif peut évoluer par la voie du concours, de l'examen professionnel ou de la liste d'aptitude vers les corps des attachés d'administration de l'Etat.
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