Mad - Assistant de Direction H/F Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité
Saint-Germain-en-Laye - 78 Fonctionnaire- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Assister la direction du laboratoire dans la gestion et l'animation de la communauté scientifique au sein d'un environnement multi-tutelles.
Poste intégré au secrétariat général du laboratoire, placé sous l'autorité du directeur/de la directrice de l'unité.
Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'unité
Communiquer avec les services et les partenaires extérieurs
Tenir l'agenda, organiser les déplacements et suivre les échéances de la direction de l'IEP
Gérer le circuit des signatures
Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative
Participer à la gestion des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées/gestion des congés
Assurer la circulation de l'information au sein du laboratoire
Traiter le courrier/ courriel générique et de la direction : suivi, distribution aux membres concernés, archivage
Mettre en forme les divers documents (courriers, mails, rapports, supports de communication...) et en assurer la diffusion
Vérifier, diffuser et archiver les comptes rendus ou relevés de décision et en assurer le suivi
Proposer et déployer des outils collaboratifs
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative et/ou RH
Élaborer des tableaux de bord et les alimenter, produire des bilans sur l'activité du laboratoire, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, et/ou ressources humaines de l'unité
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du laboratoire et de ses manifestations scientifiques (conférences, réunions, séminaires, colloques)
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Connaissances
Objectifs et projets du laboratoire
Outils bureautiques, numériques et collaboratifs
Techniques d'élaboration de documents
Techniques de communication
Savoir-faire
Gestion de projet
Aisance rédactionnelle et orale
Aisance avec les outils numériques et les solutions collaboratives
Concevoir des tableaux de bord
Réaliser des synthèses, des rapports ou des documents
Savoir-être
Organisation, rigueur, fiabilité, réactivité, discrétion
Sens relationnel, esprit d'équipe et sens du collectif
Force de proposition et créativité
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Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Gestion administrative
- Saint-Germain-en-Laye - 78
- Fonctionnaire
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