Assistant Événementiel Secrétariat - Cachan H/F

Communes

Sous l'autorité du responsable du service Fêtes et Cérémonies, l'assistant(e) événementiel assure la gestion administrative des services Fêtes et Cérémonies. Il ou elle travaille en binôme avec la chargée de projets événementiels qu'elle assiste dans le montage et l'organisation de tous types d'événements.

POSITION DANS L'ORGANISATION

Hiérarchie N+ 2 : Directrice du cabinet de la Maire/ DGS
Hiérarchie N + 1 : Responsable du service fêtes et cérémonies

Accueil du service :
- Accueil téléphonique et physique du service
- Représentation du service pendant les manifestations
(Participation en alternance avec les membres du service.)

Mise à jour des fichiers et envoi d'invitations :
- Participer à la gestion des voeux et mise à jour des contacts en lien avec l'agent d'accueil.
- Gérer les invitations aux cérémonies officielles et RSVP

Gestion administrative du service :
- Participation à la comptabilité des services Fêtes et Cérémonies
- Participation à la gestion des salles municipales
- Participation à la gestion de tous les dossiers du service (voeux de la maire, fête de la ville, carnaval, forum des associations, etc....)
- Gestion de plusieurs dossiers (noël des enfants du personnel, diplômes du travail, etc...)

Gestion des projets :
- Organisation et réalisation des évènements, présence aux réunions internes et externes, prise de notes, rédaction de CR et de déroulé, prise de brief, contact avec des prestataires, établir les bons de commandes, ...

Soutien logistique :
- Aide à l'installation de cocktail, cérémonies, vernissages
- Manutention

CHAMP DES RELATIONS LIEES AU POSTE

Relations en interne Mairie :
- Elus
- Tous les autres services mairie

Relations avec des fonctions ou entités à l'extérieur de la mairie :
- Fournisseurs
- Associations
- Autres institutions
- Administrés

CONDITIONS D'EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE

Lieu de travail : Hôtel de Ville de Cachan

Temps de travail : 39 heures

Contraintes :
Horaires variables,
Permanences le weekend
Tenue adaptée aux missions
Possibilité de déplacement hors de la commune (rare)
Présence lors des manifestations en soirée et le weekend