Assistant Événementiel Secrétariat - Cachan H/F
Fonction publique Territoriale
- Cachan - 94
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Sous l'autorité du responsable du service Fêtes et Cérémonies, l'assistant(e) événementiel assure la gestion administrative des services Fêtes et Cérémonies. Il ou elle travaille en binôme avec la chargée de projets événementiels qu'elle assiste dans le montage et l'organisation de tous types d'événements.
POSITION DANS L'ORGANISATION
Hiérarchie N+ 2 : Directrice du cabinet de la Maire/ DGS
Hiérarchie N + 1 : Responsable du service fêtes et cérémonies
Accueil du service :
- Accueil téléphonique et physique du service
- Représentation du service pendant les manifestations
(Participation en alternance avec les membres du service.)
Mise à jour des fichiers et envoi d'invitations :
- Participer à la gestion des v½ux et mise à jour des contacts en lien avec l'agent d'accueil.
- Gérer les invitations aux cérémonies officielles et RSVP
Gestion administrative du service :
- Participation à la comptabilité des services Fêtes et Cérémonies
- Participation à la gestion des salles municipales
- Participation à la gestion de tous les dossiers du service (v½ux de la maire, fête de la ville, carnaval, forum des associations, etc.)
- Gestion de plusieurs dossiers (noël des enfants du personnel, diplômes du travail, etc.)
Gestion des projets :
- Organisation et réalisation des événements, présence aux réunions internes et externes, prise de notes, rédaction de CR et de déroulé, prise de brief, contact avec des prestataires, établir les bons de commandes...
Soutien logistique :
- Aide à l'installation de cocktail, cérémonies, vernissages
- Manutention
CHAMP DES RELATIONS LIEES AU POSTE
Relations en interne Mairie :
? Elus
? Tous les autres services mairie
Relations avec des fonctions ou entités à l'extérieur de la mairie :
? Fournisseurs
? Associations
? Autres institutions
? Administrés
CONDITIONS D'EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE
Lieu de travail : Hôtel de Ville de Cachan
Temps de travail : 39 heures
Contraintes :
Horaires variables,
Permanences le weekend
Tenue adaptée aux missions
Possibilité de déplacement hors de la commune (rare)
Présence lors des manifestations en soirée et le weekend
Le profil recherché
SAVOIR :
- Très bonne connaissance de secrétariat de direction et de la comptabilité
- Connaissance de l'organisation administrative et des compétences des collectivités territoriales
- Maîtrise des logiciels ASTRE / SUIPI / PLANITECH serait un plus
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (publipostage, tableau de bord...)
- Qualité rédactionnelle
SAVOIR - FAIRE :
- Capacité à rendre compte de son activité
- Savoir travailler en transversalité
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Respecter le devoir de discrétion professionnelle
APTITUDE / QUALITE :
- Autonomie et polyvalence
- Sens de la communication
- Disponibilité et écoute
- Réactivité et dynamisme
- Sens de l'organisation
- Bonnes capacités de synthèse et de rédaction
- Permis B
Publiée le 22/08/2025 - Réf : O094250821000779
Assistant Événementiel Secrétariat - Cachan H/F
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