Assistant - Assistante de Gestion Expérimenté H/F Karib.Com
Vieux-Habitants - 971 CDI- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Entreprise familiale basée en Guadeloupe, nous gérons plusieurs petites sociétés regroupées au sein d'un même groupe.
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Gestion expérimenté, polyvalent(e) et rigoureux(se), capable de gérer des tâches variées (facturation, suivi administratif, gestion comptable, etc.) pour plusieurs entités.
Une expérience dans un environnement multi-sociétés est un vrai atout. Autonomie, sens de l'organisation et esprit d'équipe sont essentiels pour réussir à ce poste.
Vos missions :
1. Accueil et gestion administrative :
- Gérer le standard téléphonique et l'accueil physique des clients.
- Entretenir une relation régulière et qualitative avec les clients et partenaires (fournisseurs, artisans, prestataires, etc.).
- Assurer la gestion administrative des commandes clients et fournisseurs (bons de commande/ livraison formalités douanière, etc.).
- Participer à la gestion des différentes phases administratives des chantiers (création et signature des bons de livraison, suivi des factures clients, envoi des bons de commande, etc.).
2. Support commercial et relationnel :
- Contribuer au développement de l'activité commerciale (prospection téléphonique, envoi d'emails, etc.).
- Consulter les prestataires pour obtenir des devis de sous-traitance.
- Assurer le suivi et la gestion des commandes clients.
3. Coordination et gestion approvisionnement :
- Gérer l'approvisionnement et le suivi des EPI pour les différentes entités.
- Suivre le parc automobile : gestion administrative, réparations, contrôles.
- Gérer les plannings et agendas partagés en collaboration avec les responsables.
- Coordonner la mise en place d'outils de pilotage : tableaux de bord, cahiers des charges, etc.
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes techniques pour optimiser la planification et la performance opérationnelle.
- Participer à la gestion quotidienne du site : stocks, saisies, vérifications de factures et devis.
4. Suivi financier et comptabilité :
- Réaliser la facturation clients, assurer les relances et le suivi des règlements.
- Gérer les bons de commande fournisseurs et assurer la pré-comptabilité.
- Collaborer étroitement avec le service comptable pour garantir des données financières.
Profil recherché & compétences :
Nous recherchons un profil expérimenté, ayant au moins 5 ans d'expérience réussie dans une fonction similaire, démontrant de solides compétences organisationnelles, un haut degré de polyvalence, et un excellent relationnel. En outre, votre aisance avec les outils numériques et digitaux (applications, logiciels collaboratifs, etc.) sera un avantage majeur pour accompagner notre transition technologique.
Compétences techniques (Savoir-faire)
- Formation Bac +2 minimum (gestion, administration, comptabilité, ou domaine équivalent).
- Maîtrise des outils informatiques (logiciels de gestion, Excel, ERP).
- Solides compétences en communication orale et écrite.
- Capacités analytiques pour la gestion et le suivi des demandes entrantes.
- Expérience en gestion administrative et comptabilité.
Qualités personnelles (Savoir-être) :
- Dynamisme, autonomie et disponibilité.
- Proactivité et force de proposition.
- Forte autonomie, capacité à prioriser et à prendre des initiatives.
- Sens de l'organisation et de la confidentialité.
- Esprit d'équipe et excellente communication interpersonnelle.
- Polyvalence affirmée : capable de gérer simultanément plusieurs dossiers
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 5 An(s)
Compétences : Gestion administrative, Gestion de projet, Gestion des stocks, Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Optimisation des processus, Procédures administratives, Techniques de communication orales, écrites et numériques, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Accueillir, orienter, renseigner un public, Améliorer des procédures administratives, Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique, Assurer la gestion administrative d'une activité, Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement, Assurer le suivi de dossiers administratifs, Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs, Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks, Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail, Concevoir un devis ou un projet de contrat, Développer et fidéliser la relation client, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Elaborer des tableaux de bord, Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects, Fournir des informations claires et précises par téléphone, Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi), Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc), Gérer un planning, Maintenir à jour les dossiers administratifs, Maintenir une relation clientèle de qualité, Optimiser la performance de l'organisation, Organiser des déplacements professionnels, Réaliser des opérations comptables, Réaliser la gestion administrative des contrats, Relayer de l'information, Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients, Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM), Vérifier les factures et les paiements
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Activités de pré-presse
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Vieux-Habitants - 971
- CDI
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