Secrétaire Administratif - Secrétaire de Direction Tj Vannes H/F Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité
Vannes - 56 Fonctionnaire- Télétravail partiel
- Bac
- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Le secrétaire administratif est chargé de tâches administratives d'application. A ce titre, il participe à la mise en oeuvre, dans les cas particuliers qui lui sont soumis, des textes de portée générale. Il exerce notamment des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques, financiers ou comptables. Il peut se voir confier des tâches de rédaction et être chargé de l'animation d'une équipe. Il peut également assurer des fonctions d'assistant de direction (article 3 du décret du 19/03/2010). Il peut être chargé de l'assistance du président/premier président de la juridiction ou du procureur de la République/procureur général de la juridiction ou du directeur de greffe
A ce titre, il est principalement chargé de la gestion de l'agenda, l'organisation, la préparation et le suivi de réunions, de la gestion administrative et des ressources humaines des magistrats ou fonctionnaires/contractuels et du traitement du courrier. Il assure également le suivi ou la préparation des dossiers spécifiques relevant de la compétence du secrétariat d'un chef de juridiction (tableau des permanences, ordonnance sur requête, ordonnance de roulement...), ou du secrétariat d'un directeur de greffe (gestion budgétaire, gestion du bâtiment...).
Activités du service :
1-Secrétaire de direction :
- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (magistrats, fonctionnaires, contractuels et stagiaires)
- Gérer la situation administrative des magistrats (siège ou parquet) ou des agents de la juridiction
- Gérer l'agenda du président / premier président ou du procureur de la République / procureur général ou du directeur de greffe
- Préparer les réunions et des dossiers y afférents
- Enregistrement et traitement du courrier
- Élaborer des documents administratifs
- Diffusion des notes et circulaires
- Gestion dématérialisée des dossiers administratifs des agents sur HARMONIE (déclaration journées de télétravail sur Harmonie, gestion des CET, des frais de déplacement sur Chorus DT, transmission des arrêts maladie au SAR par voie dématérialisée...)
- Classement et archivage des documents et dossiers
- Mise en place d'événements particuliers (audiences solennelles de rentrée et d'installation et autres)
2-Gestion comptable et budgétaire :
- Participer à l'élaboration de la demande budgétaire
- Saisir les commandes et suivre leur exécution sur les différents outils (Chorus, Resana, Excel)
- Suivre la consommation etl'exécution de la dépense (suivi des commandes et services faits, de la bonne réalisation des opérations de travaux et de maintenance - gestion des factures - suivi des consommations de crédits
- Faire le bilan d'activité
3-Logistique et support :
- Gérer les réservations de salle d'audience, de véhicules de service
- Gérer la remise des badges et cartes d'accès
- Gérer les fournitures et les stocks
- Gérer le bâtiment
- Suivi des marchés publics (contrôle qualité marché de nettoyage des locaux)
Le profil recherché
Connaissances :
Maîtriser les règles de la comptabilité publique
Circuits administratifs
Organisation administrative et judiciaire
Outils bureautiques et de communication
Statut de la fonction publique et statuts particuliers
Organisation et procédures judiciaires
Maîtriser les outils de gestion (Excel, Chorus, Resana)
Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
Savoir-être :
Afficher la suite
Avoir le sens de l'organisation
Savoir planifier et respecter les délais
Avoir le sens des relations humaines
S'adapter aux différents interlocuteurs
Faire preuve de discrétion, d'initiative et de rigueur
Avoir une capacité d'adaptation
Savoir anticiper
Savoir-faire :
Être attentif et vigilant dans l'exécution des tâches
Appliquer les textes législatifs et règlementaires
Rédiger des projets de décision
Organiser la charge de travail
Travailler en équipe
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
Expériences professionnelles antérieures souhaitées :
Expérience de même type en juridiction appréciée ou sur un poste de secrétaire de direction.
Offres de formation associées à votre prise de poste :
Formations d'adaptation à l'emploi proposées par le Service Administratif Régional
Perspectives d'évolution professionnelle :
Sous réserve de remplir les conditions statutaire, possibilité d'une promotion de grade ou de corps par inscription sur une liste d'aptitude ou examen professionnel.
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