Assistant - Assistante de Direction Enit H/F

Universite de Technologie de Tarbes

MISSIONS DU POSTE
- Assister le Directeur de l'école (ENIT) dans l'organisation des activités de la direction.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Assister le Directeur
- Assurer la gestion du courrier et des agendas partagés
- Organiser et planifier les réunions du directeur et les réunions collectives
- Rédiger les comptes-rendus de réunion o Gérer les achats, et les EJ
- Contribuer au processus de gestion des conventions d'autorisation temporaire d'occupation (AOT) des locaux en regard des demandes occasionnelles.
- Assurer l'organisation des instances de l'école
- Suivre et respecter les calendriers et échéances
- Organiser les réunions et assurer le suivi du Conseil d'école (ODJ, collecte et collation des documents pour l'envoi et la présentation, quorum, CR, PV, délibérations, liste d'émargement...)
- Organiser les élections des instances de l'école et les opérations relatives au processus de nomination du Directeur ou la nomination des membres conformément aux procédures et à la réglementation
ACTIVITÉS ASSOCIEES
- Assurer l'interface avec les pôles et les acteurs externes
- Accueillir et informer le public
- Modérer les courriers électroniques de l'école
- Structurer la gestion des documents de l'ENIT et assurer la mise en oeuvre des processus administratifs
- Travailler en cohérence avec les services administratifs de l'université et s'assurer de la mise en oeuvre des processus et des procédures définis par l'université.
- Travailler en cohérence avec les préconisations du délégué à la protection des données de l'université
- Identifier les documents de la direction à archiver, les référencer et qualifier la durée de vie et les règles d'accès (accessibilité et communicabilité)
- S'assurer de l'unicité du document par la mise à jour des versions des documents le cas échéant
- Structurer l'archivage des documents de la direction dans le respect de la cartographie globale des processus
- Classer physiquement et numériquement les documents dans le cadre de la démarche de dématérialisation et dans le respect de la cartographie des processus o
- Garantir la qualité et la cohérence des bases de données d'archives

COMPÉTENCES REQUISES
- Connaissances (savoir) :
- Statuts et modes de fonctionnement de l'établissement public
- Environnement et réseaux professionnels
- Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte o Mettre en oeuvre des procédures et des règles de l'établissement public
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Mettre en oeuvre la démarche qualité
- Compétences comportementales (savoir être) :
- Sens de l'organisation o Faire preuve de discrétion
- Rigueur/ Fiabilité
- Avoir un sens de l'écoute
- Faire preuve d'autonomie tout en sachant informer, rendre compte et travailler en équipe

- Contraintes spécifiques liées au poste :
:
- Respecter le calendrier universitaire.
- Contrainte horaire possible pour nécessité de service.

CONDITIONS D'EXERCICE FAVORABLES
- 10 semaines de congés
- Télétravail possible 1jr/semaine après période d'essai (2 mois)
- Durée du travail : 38h00 hebdomadaire
- Rémunération selon expérience ou grille indiciaire