Assistant Polyvalent Bilingue H/F Signature-Services
Paris 8e - 75 CDI- 2 000 € / mois
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Missions principales
En tant qu'assistante polyvalente, vous serez l'ambassadrice de la première impression donnée aux
visiteurs(euses), partenaires et collaborateurs. Vous assurerez également un ensemble de missions
administratives de soutien au bon fonctionnement de la société.
Accueil physique et téléphonique
- Accueil des visiteurs, partenaires et clients dans un cadre professionnel et chaleureux
- Gestion du standard téléphonique (filtrage, transfert des appels, prise de messages)
- Gestion des salles de réunion (réservations, préparation, rangement)
- Gestion des espaces communs (cuisine, salle à manger, tisaneries.)
Tâches administratives
- Réception, traitement et distribution du courrier et des colis
- Gestion et suivi des stocks des fournitures de bureau
- Suivi / gestion des stocks (cafétéria, consommables copieurs, boissons, etc.)
- Interface avec les prestataires (livraison, maintenance, etc.)
- Suivi et archivage de documents administratifs simples
- Impression de présentation et reliures
Réceptions et déplacements
- Organisation et gestion des déplacements : réservations train/avion/taxi sur la plateforme voyagesncf
pour le train, et via une agence de voyage pour les avions.
- Commande de plateaux repas
- Aide à l'organisation des événements internes (petits-déjeuners, cocktails, séminaires)
Profil recherché
- Expérience réussie d'au moins 5 ans dans un poste similaire, idéalement dans un environnement
exigeant (cabinet d'avocat, finance, service haut de gamme.)
- Présentation soignée, sens de l'accueil et du service client
- Excellente élocution et aisance relationnelle
- Polyvalence, rigueur, sens de l'organisation
- Dynamisme, Discrétion, fiabilité et ponctualité
- Maîtrise du Pack Office (Outlook, Word, Excel, Power Point)
**Langue : Une bonne maîtrise de l'anglais professionnel est un atout.
Le profil recherché
Experience : 5 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Gérer un planning, Organiser des déplacements professionnels, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Utiliser les outils numériques, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Mettre à jour un dossier, une base de données
Langues : Anglais exigé
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Activités des agences de travail temporaire
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Paris 8e - 75
- CDI
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