Secrétaire Médical - Pui H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Accueillir les personnes entrant de la pharmacie
Accueillir le nouveau personnel et les visiteurs
Fournir des informations de base et orienter les visiteurs
Gérer la permanence téléphonique
Répondre aux appels entrants de manière professionnelle
Transmettre les messages aux personnes appropriées
Gérer les Agendas et Plannings du Personnel Médical
Coordonner les rendez-vous et les réunions
Veiller à la disponibilité et à l'optimisation des plannings du PM
Rédiger, envoyer, distribuer et assurer la traçabilité des courriers
Maintenir une communication fluide avec les services
Gérer le système documentaire et le suivi des actions d'archivage
Mettre en forme, enregistrer et mettre à jour les documents
Assurer le suivi, l'archivage et la traçabilité des dossiers de la pharmacie
Coordonner les actions liées à l'archivage pour garantir un accès rapide et efficace aux documents
Participer à la gestion du projet de service
Apporter un soutien administratif dans la réalisation des projets
Organiser et participer aux réunions
Préparer les réunions, rédiger les comptes rendus et les diffuser
Assurer le suivi des décisions prises en réunion
Gérer les commandes bureautiques
Coordonner les interventions techniques en cas de panne
Distribuer et gérer les badges d'accès, les codes d'ordinateurs et les accès véhicules
Réalisation de tâches ponctuelles à la demande de l'encadrement
La fiche de poste est réajustable au regard des projets de services et/ou institutionnels
Formations et/ou qualifications requises :
- Diplôme de secrétaire médical
Connaissances particulières :
- Utiliser les outils bureautiques
- Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes
- Renseigner ses interlocuteurs
- Maîtriser la prise de notes
- S'exprimer clairement vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
- Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
- Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires
- Connaître la terminologie médicale
- Avoir une bonne orthographe
Formations et/ou qualifications requises :
- Baccalauréat sciences médico-sociales
- Diplôme de secrétariat médico-social
- Bonne dactylographie
Qualités professionnelles requises :
- Bureautique
- Vocabulaire médical
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
- Droit des patients
- Techniques d'accueil téléphonique
- Techniques des communications
- Droit hospitalier
- Internet/intranet

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