Chargé du Secrétariat des Assemblées Délibérantes et d'Accueil H/F Fonction publique Territoriale
Freyming-Merlebach - 57 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Sous l'autorité du Directeur Général des Services, il/elle aide de façon permanente le directeur en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Il/Elle accueille, oriente, renseigne le public. Il/Elle représente l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers. Il/Elle assure l'organisation technique, logistique et financière des événements. Il/Elle prépare, organise et gère les opérations.
1 - Accueil physique et téléphonique du public
* Accueillir le public avec amabilité
* Adapter son intervention aux différents publics
* Appliquer les règles de communication et de protocole
* Conserver neutralité et objectivité face aux situations
* Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
* Favoriser l'expression de la demande
* Gérer les situations de stress et réguler les tensions
* Gérer un système de mesure de la fréquentation
* Mettre en relation des correspondants
* Prendre des messages
* Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
* Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
* Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
* S'adapter aux publics de cultures différentes
* S'exprimer clairement et reformuler les demandes
* Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
2 - Gestion et affichage d'informations
* Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
* Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
3 - Renseignement et orientation du public
* Aider à rédiger des documents administratifs.
* Gérer un planning de réservation.
* Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
* Orienter vers les personnes et services compétents.
* Présenter des documents d'information et de communication.
* Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité.
4 - Secrétariat des Assemblées Délibérantes
* Coordonner avec la direction générale et les services opérationnels le processus de préparation des débats et décisions des assemblées, élaborer le planning des instances, et les rétroplannings.
* Fiabiliser les ordres du jour et sécuriser la constitution des dossiers de séance.
* Organiser le déroulement et le suivi des assemblées : élaborer et suivre les délibérations, assurer la gestion administrative : rédaction du CR, du PV, caractère exécutoire des actes (contrôle de légalité, affichage, notification, publication), suivi de la mise en ½uvre par les services.
* Participer à l'organisation, la sécurisation et l'optimisation des processus administratifs et circuits décisionnels (qualité des actes et courriers, maîtrise des délais de réponse).
* Veiller au respect des rétroplannings par l'ensemble des services.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
SAVOIRS
Général
* Directives et procédures d'instruction des dossiers
* Droits et obligations des usagers
* Organisation et organigramme de la collectivité
* Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
* Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
* Procédures de transmission des demandes
* Techniques et supports de communication
Socioprofessionnel
* Caractéristiques des publics
* Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
* Instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes
* Organisation et activités des services
* Principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
* Procédures administratives
* Procédures de contrôle des actes
* Règlements intérieurs
* Techniques d'accueil, règles de communication
* Techniques d'élaboration de tableaux de bord et bilans d'activité
* Techniques de classement de documents
* Techniques de communication téléphonique
* Techniques de gestion de planning
* Techniques de planification
* Techniques de recherche d'information
* Techniques de régulation
* Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
* Techniques et outils de communication
Savoir-être :
- Disponibilité
- Forte capacité d'adaptation
- Polyvalence
- Rigoureux
- Organisé
- Qualités rédactionnelles
- À l'écoute
- Esprit d'équipe
- Négocier
- Sens du service public et valeur de la fonction publique (discrétion, neutralité, devoir de réserve...)
Conditions d'exercice :
- Travail en bureau et guichet d'accueil.
- Horaires réguliers, avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations du service
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Disponibilité vis-à-vis du ou des cadre(s) auprès desquels il travaille
- Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
- Pics d'activités liés aux périodes des conseils
- Freyming-Merlebach - 57
- Fonctionnaire
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