Assistant Administratif - Chennevières-Sur-Marne H/F Fonction publique Territoriale
Chennevières-sur-Marne - 94 Fonctionnaire- Télétravail partiel
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service de la collectivité. Suit et gère les dossiers administratifs selon l'organisation du service.
Assite un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
POSTE ACCUEIL
Accueil physique et téléphonique des administrés, services municipaux, fournisseurs de la Ville et les organismes publics avec prise de messages et transmission des communications.
Information auprès des administrés, services municipaux, entreprises, sociétés...
Elaboration du registre des arrêtés
Suivi du planning d'astreinte
Réponse aux demandes des administrés via 6Tzen (GRU), courriels, l'application « je signale » et tout autre canal d'entrée des sollicitations.
Préparation des dossiers pour les appels d'offres
Gestion des clés des bâtiments communaux aves les sociétés
Gestion du tableau des signalements restés sans réponse (6Tzen)
Gestion du calendrier Outlook (Coupures Enedis, CCS...)
Gestion et commande d'enveloppes et papier de l'imprimante
Gestion des signalements et demandes d'interventions (GPSEA, SATELEC, ORANGE...)
SECRETARIAT
Rédaction des arrêtés municipaux et gestion du tableau
Organisation, gestion et suivi des commissions de sécurité (Planifications, convocations, préparation des dossiers, élaboration de procès-verbaux et transmissions...)
Saisie et frappe de courriers
Rédiger des notes de synthétiques et courriers
Gestion des courriers élagages
Gestion et suivi des demandes «E-ATAL », clôture des bons travaux
Tri, copies, classement, archivage des documents et recherche de l'information
Répondre aux diverses demandes du DST et des responsables de services
Enregistrement du courrier départ et arrivé
EN CAS DE TELETRAVAIL
Le télétravail peut s'organiser avec le second agent du service sur des journées différentes et les missions à accomplir relèvent du poste secrétariat telles que définies ci-avant.
Le profil recherché
Compétences et connaissances techniques Savoirs être
* Connaitre les techniques administratives et de secrétariat
* Orienter et informer le public accueilli
* Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
* Connaissance de l'environnement territorial
* Connaissance des droits et devoirs des fonctionnaires
* Maîtrise de l'outil informatiques (Word, Excel)
* Savoir utiliser les logiciels métier
6TZen, Atal, E-ATAL, Outlook, GPSEA, TSMS...
* Ponctualité
* Rigueur dans le travail
* Discrétion
* Assiduité
* Avoir un bon relationnel et esprit d'équipe
* Expression orale correcte
* Tenue vestimentaire correcte
* Sens de l'initiative
* Respect
* Travail en équipe
* Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
* Polyvalence
- Chennevières-sur-Marne - 94
- Fonctionnaire
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