Adjoint Administratif Direction des Soins H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif CDD 3 mois renouvelable ou mutation Poste pérenne
Diplôme : Bac à Bac +2 Assistanat de Direction
Connaissances des techniques de secrétariat et de la bureautique
Expérience dans le domaine de la santé souhaitée
Horaires : 8H30 -16H30 ou 9H 17H
Sur la base de 36 heures par semaine du lundi au vendredi, organisation sur un cycle de 2 semaines comprenant
1 semaine de 40h et 1 semaine de 32 heures (Repos Compensateur à définir en lien avec les autres secrétaires) + RTT
Organisation possible de télétravail au sein du service
Missions Principales :
Organiser pour la direction des soins la réception, le traitement et la circulation des informations, des documents et des communications téléphoniques liées à cette direction et les relations internes et externes.
Organiser la gestion logistique (réunions, déplacements...) de la direction des soins.

Tâches de secrétariat

Accueil physique et prise en charge des agents de l'hôpital,
- Classement et archivage des documents propres au secrétariat de la Direction des Soins,
- Enregistrement du courrier de la Direction des Soins et dispatching,
- Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques et courriels.
- Gestion de l'agenda du Directeur des soins
- Gestion des demandes relatives au personnel soignant de la part du Directeur des soins et/ou du DRH.,
- Traitement et mise en forme de documents,
- Gestion des dossiers (réunions d'encadrement et de la CSIRMT),
- Organisation des réunions, prise de notes et rédaction de comptes rendus,
- Organisation des Etudes Promotions Professionnelles Hospitalières (1 fois/an),
- Organisation des élections des membres de la CSIRMT (tous les 4 ans),
- Gestion du recrutement du personnel soignant (prise de RV, convocation, courrier de recrutement),
- Suivi des recrutements par voie de mutation,
- Gestion des stages en collaboration avec le responsable des stages,
- Planification des appels à candidature (1 fois/mois) en collaboration avec les cadres supérieurs de santé,
- Réunion avec la Directrice des soins et cadres supérieurs de santé tous les jeudis (suivis des recrutements) avec tableau des effectifs du personnel soignant),
Missions secondaires : cadre de la coordination des secrétariats des directions fonctionnelles :
Assurer le remplacement de la secrétaire de direction
- Gestion de l'agenda du Directeur
- Élaboration des courriers urgents.

Assurer le remplacement de la secrétaire de la direction des Ressources Humaines :
- Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques, courriels
- Élaboration des courriers urgents
- Gestion de l'Agenda du Directeur des Ressources Humaines
- Accueil physique et prise en charge des agents de l'hôpital
- Organisation des réunions
- Reproduction de documents urgents
- Organisation des entretiens de recrutement
- Enregistrement du courrier Direction des Ressources Humaines et dispatching
- Tri et distribution
Organiser et prioriser les activités de secrétariat
Gérer les urgences
S'exprimer aisément en face à face auprès d'interlocuteurs différents
Identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel
EXIGENCES :
Faire preuve de discrétion professionnelle
Faire preuve d'adaptabilité (liée aux procédures, à la réglementation, aux méthodes de travail)
Faire preuve de rigueur
Faire preuve de rapidité d'exécution
Compétences à acquérir :
Maîtrise des nouveaux outils bureautiques plus variés.
Savoir faire
Utiliser les fonctionnalités avancées des logiciels informatiques (Word, Excel, outlook, logiciels de bases de données,)
Réceptionner et orienter les appels et les demandes téléphoniques
Accueillir Renseigner et orienter des professionnels, des publics, les interlocuteurs dans le domaine qui lui incombe
Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de RDV et visites
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétences (courrier, procès-verbal, procédure, tableaux, plannings)
Travailler en équipe pluridisciplinaire