Un - Une Assistante Administrative pour les Responsables de Secteurs Rds - Ccas Sete H/F Fonction publique Territoriale
Sète - 34 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Sous la responsabilité de la Coordinatrice du SAD, il/elle assure l'assistanat au sein du pôle coordination dans le cadre des activités principales des responsables de secteur (RDS).
Il/elle renseigne les personnes accompagnées et les aides à domicile, les orientent si nécessaire vers l'interlocuteur compétent. Il/elle doit transmettre des informations de 1er niveau à la fois aux personnes accompagnées et aux intervenants à domicile.
Il/elle doit rendre compte de ses interventions aux RDS.
Horaires : lundi au jeudi de 8h30-12h et 13h30-17h00 et le vendredi fin de service à 16 h 30.
a. Activités principales
* Assurer l'accueil téléphonique du pôle coordination, prise en charge des appels entrants.
* Assister les RDS dans le cadre de leurs activités principales : Gestion des plannings (arrêts, AT), information des bénéficiaires de l'absence des intervenants et des remplacements, préparation des réunions, édition plannings usagers et intervenants
* Assurer la communication et la remontée d'informations via le logiciel métier
* Saisir les informations relatives aux intervenants à domicile sur le logiciel et garantir la fiabilité des informations.
* Classer et archiver les documents administratifs concernant les intervenants à domicile.
* Tenir à jour l'ensemble des documents afférents aux astreintes (Rapport / fiche missions classées.)
* Tenir à jour le calendrier des tournées dimanches et jours fériés, inscrire les intervenants sur l'outil informatique.
* Gérer les remises et retours des clés des aides à domicile
* Prendre en compte les plaintes et réclamations des personnes accompagnées et des intervenants et transmettre systématiquement les fiches de réclamation aux RDS (ou à la Coordonnatrice).
b. Activités secondaires
* Evaluer systématiquement : les compétences professionnelles des aides à domicile occasionnelles à l'issue des remplacements en collaboration avec les RDS. / la qualité de la mise en place des prestations à domicile après 15 jours à 1 mois d'interventions.
* Préparer les dossiers pour les entretiens de recrutement (livret d'accueil et documents nécessaires à l'information des personnes recrutées)
* Préparer les pochettes des stagiaires en formation (nom de l'intervenant ou du prestataire, thématique formation, programme...)
* Recenser les besoins matériels et outils professionnels (carte professionnelle, Equipement de Protection Individuelle) destinés aux aides à domicile, veiller à leur attribution en lien avec le pôle gestion
* Assurer par intérim les missions de l'agent de gestion administrative du pôle instruction, pour assurer la continuité de service.
* Effectuer diverses tâches administratives à la demande de la coordonnatrice du SAD.
* Participer aux groupes de travail d'amélioration continue de la qualité
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Le profil recherché
CONNAISSANCES :
- Bonne connaissance du secteur de l'aide à la personne
- Capacité de gestion de planning et de management d'une équipe d'aides à domicile
- Maîtrise de l'outil informatique (Word et Excel) et du progiciel BL Social
- Maîtrise de la rédaction administrative et bonne expression écrite et orale
- Connaissance en classement et archivage ;
- Connaissance de l'environnement territorial
- Participer à la démarche d'amélioration continue de la qualité du service
- Communication : faciliter les échanges avec la famille et les autres professionnels, communiquer les informations aux aides à domicile
QUALITES - APTITUDES :
- Sens du service public, discrétion absolue, secret professionnel ;
- Respecter les délais et les échéances ;
- Capacité à travailleur sous tension et à gérer l'urgence, faire preuve d'adaptation dans les méthodes et habitudes de travail ;
- Autonomie, rigueur, réactivité et sens de l'initiative face aux urgences et imprévus ;
- Qualités relationnelles (sens de l'écoute) et rédactionnelles, aptitude au travail en équipe (disponibilité) ;
- Diplomatie et capacité à gérer des contacts parfois délicats ;
- Grand sens de l'organisation et de l'anticipation.
- Participe à la démarche d'amélioration continue de la qualité du service, travaille en équipe et communique avec les collaborateurs et l'encadrement afin de transmettre les informations nécessaires à la continuité du service
- Clarté du positionnement professionnel et probité
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