Assistant de Direction du Secrétariat Général Commun Départemental de l'Ain H/F Fonction publique de l'État
Ain - 01 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Votre environnement professionnel
Le secrétariat général commun départemental (SGCD) est un service interministériel placé sous l'autorité hiérarchique du préfet et sous l'autorité fonctionnelle du secrétaire général de la préfecture et des directeurs des directions départementales interministérielles (DDT, DDPP, DDETS).
Activités du service
Le SGCD assure l'ensemble des fonctions support pour la préfecture et les trois directions départementales interministérielles.
Composition et effectifs du service
Le SGCD de l'Ain comprend 5 bureaux : le bureau interministériel des ressources humaines (BIRH), le bureau interministériel de la prévention, de la formation et de l'action sociale (BIFPAS), le bureau interministériel du budget, des finances et de la politique immobilière (BIBFPI), le bureau interministériel de la logistique et de la gestion bâtimentaire (BILGB), le bureau interministériel des systèmes d'information et de communication (BISIC)
Effectifs de 67 agents.
Vos activités principales
Sous l'autorité du directeur / de la directrice du SGCD, vous assurerez les missions suivantes :
Tenue de l'agenda et organisation des réunions de la direction du SGCD
Tenue du planning des réunions, mise à jour et partage avec les participants
Gestion des appels téléphoniques
Gestion des courriers et parapheurs (tri, diffusion et suivi) du SGCD et des services de l'ATE
Gestion des frais de déplacements : établissement des ordres de mission et états de frais pour la direction du SGCD, vérification et validation des frais de déplacement des chefs de bureau
Aide au montage des réunions et préparation des dossiers
Gestion des commandes de fournitures pour la direction du SGCD
Proposition de rédaction et mise en ligne d'articles sur le site intranet relatifs aux fonctions support (outil Joomla); veille sur l'actualité des sites intranet des autres départements pour alimenter le site local
Suivi des commandes passées par la direction auprès des bureaux du SGCD et extraction des tableaux de suivi complétés pour les réunions en bilatérale
Suivi de la boîte aux lettres fonctionnelle SGCD direction : impressions pour la direction, diffusion, archivage
Prise de notes et élaboration de relevés de décisions pour les réunions internes au SGCD
Appui ponctuel pour assurer l'accueil (physique et téléphonique) dans les services de l'administration territoriale de l'État (préfecture, DDT, DDETS, DDPP) lors des remplacements
Le profil recherché
Connaissances techniques :
Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau pratique - à acquérir
Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique - à acquérir
Savoir-faire :
Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis
Savoir-être :
Savoir s'adapter : niveau pratique - requis
Savoir accueillir : niveau -pratique
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