Secretaire de Directions H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Le GHT d'Armor regroupe six Établissements publics de santé : Guingamp, Lannion, Paimpol, Tréguier, Centre hospitalier du Penthièvre et du Poudouvre (CH2P) et Saint-Brieuc. Ce dernier est l'établissement support du GHT.
Le centre hospitalier de Guingamp est un établissement qui couvre l'ensemble des spécialités de MCO. Il dispose de SSR, d'EHPAD et USLD, comptant aujourd'hui environ 580 lits et places. En outre, il dispose d'une reconnaissance d'unité de soins palliatifs de 10 lits.
LE POSTE :
MISSIONS GENERALES/PERMANENTES/PONCTUELLES
1. Accueil physique et téléphonique
o Information et orientation du public (personnel médical et non médical, représentants, usagers...)
2. Secrétariat : gestion des agendas, courriers, mails
o Gestion des agendas de la Direction générale et des directions adjointes
o Prise de rendez-vous, organisation de réunions, rédaction et mise en forme de documents, de courriers, de compte-rendu, classement, archivage
o Réception, enregistrement, tri et répartition du courrier adressé aux directions fonctionnelles, suivi des échéances
o Traitement et orientation des mails arrivant dans la boite de réception de la Direction générale
o Recueillir, traiter et archiver les informations nécessaires au fonctionnement administratif des Directions
o Réalisation et diffusion des notes et transmission d'informations au personnel (gestion de l'affichage)
o Rédaction de courriers de niveau 1

3 Instances
o Suivi des instances, préparation, mise en forme et transmission des documents et convocations relatifs aux instances
o Secrétariat de séance, réalisation des PV, diffusion des avis

4 Missions annexes
o Suivi des grèves, enquêtes, statistiques, études diverses
o Assurer le remplacement de l'Assistante de Directions
o Mise à jour de l'annuaire
PROFIL RECHERCHÉ :
COMPETENCES

Savoirs :
· Connaissance de l'environnement et du fonctionnement d'un centre hospitalier : liens hiérarchiques et fonctionnels
· Connaissance des projets de l'établissement

Savoir-faire :
· Maîtriser les outils bureautiques : Pack Office : (Word, Excel, PPT, messagerie, Teams...) + outils de visioconférences
· Avoir une capacité d'adaptation
· Avoir le sens de l'organisation et du classement
· Savoir établir des priorités dans l'exécution des tâches et la transmission des informations
· Respecter les échéances et rappels préalables aux différents interlocuteurs

Savoir-être :
· Sens de l'accueil et de la communication
· Qualités relationnelles et humaines
· Rigueur
· Respect de l'obligation de réserve et discrétion dans les transmissions d'informations
· Respect du secret professionnel
· Sens du travail en équipe
· Réactivité et disponibilité
· Dynamisme et force de proposition

IDENTIFICATION DU POSTE
Intitulé du poste : Adjoint Administratif Secrétaire de Directions
Affectation : Direction Générale Bâtiment administratif
Localisation : Centre Hospitalier de Guingamp Membre du GHT d'Armor
Quotité de travail : Temps plein Horaires - (14 RTT)
Grade : Adjoint Administratif Catégorie C
Rattachement hiérarchique : Assistant/e de Direction (Directeur Général)
NOTES : CDD DE 6 mois renouvelable puis CDI