Assistante de Direction à l'Ifsi H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Descriptif du poste :

Missions principales du poste
· Gestion de l'agenda de la directrice
· Participation au suivi du budget C de l'institut en lien avec la Direction des finances (DAF) et le Conseil Régional d'Ile de France (CRIF)
· Suivi du financement et des dépenses des subventions d'Appel A Projet
· Mise à jour des effectifs des étudiants et élèves demandeurs d'emploi sur KAIROS (France Travail),
· Création des sessions de formations infirmière et aide-soignant sur DOKELIO
· Suivi et soutien des apprenants boursiers
· Participer aux saisies des statistiques et enquêtes (CEREQ, DREES)
· Organisation des archives avec l'archiviste de l'établissement
Mission globale
Recueillir et traiter une partie des informations nécessaires au fonctionnement de l'institut, au niveau du secrétariat de direction et du secteur pédagogique sur certaines missions. Les missions ci-dessous font parties d'une expérimentation et pourront être repensées.
Exemples de missions (liste non exhaustives)
Polyvalence des activités indispensables à la continuité du service
· Accueil téléphonique et physique des étudiants/élèves et des visiteurs
· Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
· Traitement du courrier, dossiers et documents
· Participation à la démarche qualité = certification Qualiopi
· Publication de documents ou d'informations administratives à destination des apprenants
· Classement et archivage
Participation à la mise à jour du site Internet de l'école avec l'aide de la documentaliste
Utilisation de Formeis (application métier) pour orienter les apprenants ; cela demande des :
· Liens avec les assistantes gérant les promotions ESI ou EAS
· Liens avec l'assistante gérant les stages et la coordinatrice des stages
Activités ponctuelles
· Participation à la préparation de la / des journée(s) portes ouvertes de l'institut
· Participation à l'organisation des Instances
o Rédaction des procès-verbaux des lnstances Compétentes pour les Orientations Générales de l'Institut (2 par an)
· Participation à la construction et mise à jour de procédures (dans son domaine d'activité)
· Gestion des commandes internes (CPAGE en dépannage) et externes Lyreco et autres fournisseurs au marché si besoin

Profil recherché :

Savoir-être
Organisée
dynamique
sens des responsabilités
rigueur
discrétion professionnelle et maîtrise de soi
sens de la relation et du collectif
disponible
patiente
Compétences souhaitées :
Adaptation et optimisation du planning de travail.
Définir et adapter un plan de classement et d'archivage accessible
Rédiger et mettre en forme des notes et documents et ou rapports
Gérer des priorités et des délais
Travailler en équipe et en réseau.