Coordinateur - Coordinatrice Adjoint·e des Secrétariats Médicaux H/F

Fédération Hospitalière de France

Descriptif Présentation du service
L'équipe de la coordination des secrétariats médicaux est constituée d'une coordinatrice des secrétariats médicaux et de 2 adjoint.es qui encadrent 134 professionnels (AMA, Accueil, Numérisation).
Missions :
- Encadrer les secrétaires médicales en trinôme et en partenariat avec les pôles de soins
- Coordonner et assurer l'efficience et la qualité des actions des secrétariats médicaux, assurer le suivi des indicateurs relatifs à l'efficience des secrétariats médicaux, notamment la complétude du dossier patient.
- Conseiller la direction concernant les choix, les projets, les activités du domaine d'activité
Activités principales :
Le coordinateur/ La coordinatrice adjoint.e des secrétariats médicaux participe à l'organisation, la supervision et l'optimisation du fonctionnement des secrétariats médicaux de l'établissement sur les pôles où il. elle est missionné.e. Il. Elle participe activement au management des équipes, la gestion administrative et à l'amélioration continue de la qualité. Il. Elle assure l'intérim de la coordinatrice en son absence.
Le coordinateur/ La coordinatrice adjoint.e assure l'encadrement des services ci-dessous :
- Le plateau médico-technique :
- Les explorations fonctionnelles,
- L'imagerie médicale,
- Le laboratoire,
- La pharmacie et rétrocession,
- La psychiatrie secteur adulte,
- Centre d'accueil et d'orientation des usagers (CAOU).
Ce périmètre pourra être amené à évoluer dans le cadre du nouveau projet de service.
1.Missions de gestion des ressources humaines en lien avec la DRH et les pôles
- Manager l'équipe de secrétaires médicaux titulaires, contractuels, stagiaires en étroite collaboration avec les chefs de service et cadres de santé :
- Impulser un management participatif,
- Recrutements, gestion des plannings, remplacements, congés, évaluations annuelles, anticipation et gestion des conflits,
- Accompagner les parcours et projets professionnels,
- Accompagner les nouveaux arrivants et organiser la formation continue
- Organiser la répartition des missions
- Motiver, dynamiser, valoriser et favoriser les échanges au sein des équipes,
- Organiser la continuité de service en veillant à l'équité.
- Gestion du temps de travail des agents en adéquation avec le guide du temps de travail de l'établissement,
- Assurer le suivi des effectifs, de l'ETPR et anticiper les besoins avec la DRH,
- Assurer le suivi de l'activité des différents secrétariats pour assurer une juste répartition des ressources humaines disponibles,
- Gestion des approvisionnements.
2.Missions en partenariat avec les cadres de la facturation
- S'assurer de la bonne saisie des actes pour les professionnels en charge des enregistrements pastel (GAP),
- Participer à la rédaction des procédures relatives aux parcours administratifs existants et à venir dans le cadre des nouvelles activités,
- Participer à la bonne tenue des opérations de clôture.
3.Missions organisationnelles et de projet
- Participation à l'animation du projet de service : partage de valeurs, objectifs du service, principes de management process de recrutement, parcours d'intégration, plan de formation, adaptation des fiches de poste, évolutions du secteur,
- Participer à la conception des outils de suivi de l'activité des secrétariats médicaux,
- Chefferie de projet concernant des nouvelles organisations, nouveaux usages numériques en fonction des priorités institutionnelles,
- Participer à la mise en oeuvre des outils numériques et au paramétrage en lien avec les secteurs concernés,
- Conduire des audits organisationnels (en lien avec les pôles concernés) et proposer des évolutions de processus. Si nécessaire, proposer des actions correctives (organisationnelles, informatique, affectation des ressources humaines) ;
- Adapter les matériels/organisations aux évolutions des pratiques médicales (bureautiques, planification, agenda, logiciel,) ;
- Harmoniser les pratiques entre les différents secteurs de l'établissement.
4.Amélioration continue et qualité
- Garantir la bonne tenue des dossiers médicaux et la conformité des procédures de gestion documentaire,
- Contribuer à l'amélioration des circuits d'information et de communication,
- Participer aux démarches qualité (audits, indicateurs, certifications),
- Identifier les dysfonctionnements et proposer des actions correctives,
- Assurer une veille réglementaire et technologique (RGPD, dématérialisation, etc.).