Assistant Événementiel Hospitalités & Mice H/F RC Strasbourg Alsace

Détail du poste

CONTRAT EN ALTERNANCE - Préparation d'un Master 1 dans l'evenementiel - spécialisation sport

Sous la responsabilité hiérarchique et en appui du Responsable Événementiel Hospitalités & MICE, l'Assistant(e) Événementiel Hospitalités & MICE assure la mise en place et le bon déroulé des hospitalités les jours de match, tout en apportant un appui logistique aux événements MICE. Il/elle coordonne les prestataires, veille à la qualité de service et contribue à la gestion technique et opérationnelle des salons.

MISSIONS

Mise en place et participation à la gestion opérationnelle des hospitalités les jours de match

Assurer la mise en place des espaces hospitalités les semaines de match : coordination logistique, réception des livraisons, implantation des salons, gestion et mise en place des stocks boissons
Participer aux inventaires, à leurs saisies et effectue les rapprochements logistiques
Manager les équipes de manutentionnaires pour la mise en place des salons
Être un appui terrain les jours de match : accueil, organisation des flux, coordination des prestataires.
Suivre la qualité de service en temps réel et remonter les points d'alerte en temps réel
Compiler les débriefs post-match des différents interlocuteurs (internes et prestataires) et en ressortir les axes d'amélioration concrets.
Contribuer à la mise en place d'un outil de satisfaction client, analyser les retours post-match et participer à leur restitution.

Participation au pilotage des événements MICE (aide opérationnelle)

Soutenir l'organisation logistique des séminaires, conventions, réceptions, visites...
Être un renfort terrain lors des événements : accueil des invités, gestion des flux, mise en place, coordination des prestataires
Contribuer à la préparation des supports événementiels (badges, signalétique, rétroplanning, fiches de liaison, fiches techniques etc.)
Participer aux repérages sur site et à l'optimisation du parcours client au bon déroulé des événements sur site.
Mener une étude sur un logiciel pour la gestion et l'optimisation des espaces de réception afin de garantir une meilleure organisation des différents services (analyse des besoins internes, benchmark)

Coordination transversale Evènement MICE & Hospitalités

Élaborer et maintenir à jour des plans de mise en place standardisés des salons, pour permettre une remise en état rapide après un événement MICE
Tenir à jour un planning opérationnel des salons intégrant : activations commerciales, événements MICE, contraintes de remise en place, livraisons et besoins logistiques
Assurer une vision d'ensemble des occupations et transformations des espaces, en lien avec les différents services concernés
Assurer le suivi technique des espaces hospitalités :
- Assurer la liaison quotidienne avec les services techniques
- Effectuer le relais avec les sociétés de maintenance référencées
- Signaler les anomalies rencontrées lors de la phase de montage et démontage des salons
- Veiller à la remise en état
Management training

Effectuer un état des lieux post-évènement avec les sous-traitants afin de s'assurer de la conformité des prestations : remonter les anomalies constatées et contribue à la mise en place d'action corrective

MOBILISATION MATCH DAY

Avant match

Superviser la mise en place finale des espaces hospitalités (mobilier, signalétique, décoration)
Réceptionner les dernières livraisons et assurer le réassort des stocks boissons dans les salons
Encadrer les équipes de manutentionnaires pour les ajustements de dernière minute
Vérifier la conformité des installations avec les plans d'implantation et le cahier des charges

Pendant match

Être un appui terrain
Suivre la qualité de service en temps réel
Remonter les points d'alerte immédiatement

Après match

Assurer une première phase de démontage et de rangement avec les manutentionnaires
Coordonner les débuts d'inventaires à chaud avec les équipes logistiques
Collecter les retours à chaud des équipes internes et prestataires
Noter les points d'amélioration identifiés en direct pour préparation du débrief

COMPETENCES REQUISES

Les « savoir-faire » :

Connaissances du monde de l'évènementiel
Maîtrise des outils Pack Office ;
Relationnel fournisseurs et prestataires ;
Connaissances managériales

Les « savoir-être » :

Rigueur ;
Autonomie, sens de l'organisation et de l'anticipation ;
Capacité à travailler en équipe ;
Esprit créatif ;
Volontaire ;
Flexibilité horaire.

Une expérience dans le domaine de l'événementiel est requise
Une expérience dans le secteur sportif est un plus
Être titulaire du permis de conduire