Secrétaire - Assistante de Projets H/F Bureau D'etudes et de Recherches pour l'
Paris 20e - 75 CDI- 25 000 - 26 000 € / an
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Vous avez le sens de l'organisation, une aisance relationnelle naturelle et vous aimez que les choses avancent avec méthode ? Rejoignez une équipe engagée et passionnée par des projets de construction ambitieux et variés !
Notre Direction Construction Île-de-France, située à Paris 20e (à deux pas du métro, tram et bus), recherche son/sa futur(e) Secrétaire / Assistant(e) de Projets.
Vos missions principales :
En soutien de plusieurs projets, vous êtes au coeur de l'organisation administrative et du suivi opérationnel. Vous jouez un rôle essentiel dans la fluidité et la coordination des échanges tout au long du cycle de vie des projets.
Vos responsabilités incluent notamment :
- Assistanat courant : accueil téléphonique, gestion des rendez-vous, organisation des réunions, rédaction et mise en forme des courriers, notes et comptes-rendus.
- Gestion documentaire : création, mise à jour et diffusion des documents projets (PV, visas, OPR, réserves.), préparation des dossiers de rendu, rédaction des lettres d'accompagnement.
- Suivi administratif et financier : transmission des OS, demandes d'agréments, états d'acompte, récupération des pièces justificatives, transmission pour facturation.
- Classement & archivage : gestion rigoureuse des documents tout au long du projet et archivage final (papier & numérique).
- Relations externes : coordination avec les sous-traitants d'études, collecte et suivi des pièces administratives nécessaires.
Missions complémentaires :
- Vous participez à la continuité du secrétariat avec les autres assistantes.
- Vous pouvez être amené(e) à assurer des remplacements ponctuels.
- Vous contribuez à l'amélioration continue : modèles de documents, trames, procédures internes.
Profil recherché :
- Vous êtes ponctuel(le), dynamique, rigoureux(se), et autonome.
- Vous avez un excellent sens du relationnel et une très bonne orthographe.
- Maîtrise indispensable du Pack Office.
- Formation : Bac +2 en secrétariat/assistanat ou équivalent.
- Expérience souhaitée : 1 à 3 ans dans un poste similaire, idéalement dans un environnement technique (BTP, ingénierie, architecture.).
Le profil recherché
Experience : 2 An(s)
Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Ingénierie, études techniques
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Paris 20e - 75
- CDI
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